Brief

Zastanawialiście się kiedyś, do czego służy brief czy też rider? Czy naprawdę, jako organizatorzy czy też zleceniodawcy eventów, musicie go pisać? Przecież ujawnienie swojego budżetu już na etapie pozyskania oferty to strzał w kolano – wykonawca na pewno zażyczy sobie jeszcze więcej! Co tak naprawdę robią brief i rider w eventach?

Z takimi opiniami spotykam się bardzo często podczas spotkań w grupie organizatorów i podwykonawców imprez integracyjnych, konferencji czy wyjazdów dla firm. Niestety, w społeczeństwie panuje przekonanie, że jak powiemy komuś ile mamy pieniędzy, to na pewno nas oszuka, cóż taka mentalność.

Nie tak dawno temu trafiło do nas zapytanie od pewnej firmy, która planowała organizację imprezy integracyjnej dla pracowników. Przesłany mail zawierał kilka moich ulubionych sformułowań w stylu „proszę o ofertę na imprezę integracyjną”, pozdrawiam Magdalena X, firma..

W przesłanym zapytaniu Magda chciała zabrać grupę swoich przyjaciół z pracy na wyjazd firmowy – ale dokąd, na jak długo, czym i za ile? To już było tajemnicą, której niestety na etapie przesyłania zapytania Magdalena nam nie zdradziła – zapomniała.

Jak myślicie, jaki był tego efekt? Jestem pewien, że na przestrzeni kilkunastu godzin nasza bohaterka musiała odpowiedzieć na szereg maili od zaskoczonych nieprecyzyjnym zapytaniem firm eventowych. W każdym z tych maili musiała zapewne troszkę inaczej odpowiedzieć na podobne pytania, dotyczące planowanego wyjazdu integracyjnego. Mogła tego uniknąć pisząc dokładanie swoją „listę zakupów”.

Podobnie wygląda sytuacja, gdy klient prosi nas o wycenę imprezy integracyjnej, tak mniej więcej. Takiej mniej więcej bardzo często wygląda tak, że chcielibyśmy dostać więcej za mniej – zauważacie wspólny mianownik dla obu sytuacji? Magda nie chciała powiedzieć nic o imprezie, pomijając nawet budżet, a klient od „więcej” chciał wszystko za „mniej”.

Z podobną sytuacją spotkałem się ostatnio, gdy jeden z klientów EVERAL, zamówił do hotelu w którym pracuje DJ z nagłośnieniem do wieczornej kolacji. Na pytanie o ewentualne dodatkowe życzenia klienta powiedział „nic o tym nie wiem”. Ale J …

Do rozmowy wróciliśmy kilka dni później, gdy jeden z koordynatorów, dodając wydarzenie do planu miesiąca, poprosił hotel o podanie godziny rozpoczęcia. Wrócił mail: próby od 8.00. W biurze nastała konsternacja – po co DJ ma robić próby od 8? 8 rano oczywiście.

Okazało się, że klient zapomniał poinformować hotel, że poza DJ będą występy, że potrzebna jest scena i 9 mikrofonów. Przydać się miał także akustyk i coś z multimediów.  

Do tej pory zastanawiam się dlaczego nas o tym nie poinformowano. Czy klienci liczą, że za cenę mniej dostaną więcej?

W przypadku dodatkowych życzeń – nie ważne czy mowa o występie kabaretu, zespołu czy też konferencji z więcej niż 2 mikrofonami – należy stworzyć rider. Rider techniczny należy przesłać do wykonawcy i dopiero po tym oczekiwać wyceny wydarzenia, nie na odwrót. Sytuacja, w której klient najpierw zamawia podstawową usługę, a potem generuje dodatkowe życzenia jest nie do przyjęcia. Często może zakończyć się do twardym lądowaniem i kwaśną miną klienta, gdy otrzymana rekalkulacja będzie mniej atrakcyjna niż wstępnie założony budżet.

Opisane powyżej sytuacje mogą wydawać się Wam śmieszne, zastanawiacie się dlaczego o tym piszę i zachęcam Was do przeczytania? Powód jest bardzo prosty: chodzi o czas – tak dziś cenny, a tak nam dziś go mało. Przygotowanie ofert, stworzenie dedykowanego pod wydarzenie scenariusza czy też opracowanie spotkania przez Event managera to czas, który jest dla nas bardzo cenny. Zależy nam, abyśmy nie marnowali go tworząc propozycje, które nijak mają się do rzeczywistości.

Wróćmy do naszej pierwszej bohaterki, Pani Magdaleny. Otrzymaliśmy od niej odpowiedź na przesłane przez nas pytania, niestety nie na wszystkie. Przy pytaniu mówiącym o budżecie wydarzenia pojawił się komentarz: „nie mogę powiedzieć”. Po naszych naleganiach, aby jednak odrobinę go sprecyzowała, padła odpowiedź: „jest wystarczający”

Po tej jakże nierównej walce przystąpiliśmy do pracy: hotel, transfer, wyżywienie przez dwa dni i drobny alkohol, do tego DJ na wieczór, ciekawa integracja w formie team building – policzyliśmy 550 zł /os.

Ktoś z może powiedzieć sporo, ale: hotel 140 zł za osobę, kolacja z alkoholem kolejne 140 zł za osobę, do tego lunch za 45 i transfer autokarem – jako, że grupa była nieliczna wyszło po 50 zł za osobę. Wyszło 370 zł za koszty stałe, zostało tylko 180 zł na program integracyjny, atrakcje na wieczór. Czy dwudniowy team building za 180 zł to dużo?

Rozmawiajmy o budżetach, załóżcie lub zapytajcie swoich klientów, jaką kwotę chcą przeznaczyć na organizowane wydarzenie – znacząco to ułatwia nam, organizatorom, planowanie wydarzeń i programów animacyjnych.

Wy, jako Klienci zyskacie bardziej trafne programy, dopasowane do Waszych budżetów, programy przygotowane specjalnie pod Waszą grupę i dla Waszej grupy w budżecie jakim dysponujecie.