Event staje się tradycją

Jak sprawić, żeby plan związany z organizacją eventu nie ewaluował do mega wyścigu "kto dalej" i nie zapętlić się w poszukiwaniach nieosiągalnego celu? Czy możliwe jest, aby zmotywować i zintegrować pracowników, czy też zadowolić Klientów bez zabierania ich na Saharę? Czy oby wyjazd pod miasto to nie sztampa i nuda?

Tym razem powiemy Wam, jak mieć szansę w latach kolejnych zaskoczyć Klienta czy Gości bez tak zwanego "przeginania". Co zrobić gdy event staje się tradycją?

Jak zapewne pamiętacie, w zeszłym tygodniu mowa była o tym, że aby znaleźć właściwie rozwiązanie należy jasno określić swój cel. Tym razem bazować będziemy na celu, którym jest utrzymanie zadowolenia Gości eventu bez doprowadzania do bankructwa budżetu marketingowego.

Zlecenie organizacji eventu, to wbrew pozorom proces bardzo odpowiedzialny. Na organizatorze ciąży bowiem obowiązek zaplanowania wydarzenia, które pozostanie w pamięci Gości, ale także przewidzenie, że na imprezie integracyjnej za rok, też coś trzeba będzie klientom zaproponować.

Branża eventowa i hotelarska rozwija się w prawdzie w Polsce w sposób bardzo dynamiczny, mimo wszystko jednak pewien jestem, że przy założeniu, w którym przyjemy za cel totalne zaskoczenie zaproszonych uda się nam wydać masę pieniędzy oraz wykorzystać wyjątkowe atrakcje i lokalizacje, których może zabraknąć nam za rok.

Dziś pora na lokalizacje i wszystko co temu towarzyszy. Obiecałem napisać Wam o tym, jak je wybierać i na co zwracać uwagę przy planowaniu wydarzenia. Załóżmy, że nie organizujecie wspomnianej imprezy integracyjnej po raz pierwszy. Zapewne zatem event odbył się już gdzieś jakiś czas temu. Jako pierwsze założenie powinniśmy przyjąć zatem, że następnym razem nie może być gorzej.

Należy pamiętać, że Wasi Goście przy kolejnej edycji wydarzenia oczekiwać od Was będą utrzymania standardu obiektu, zapewnienia tak samo dobrego cateringu czy atrakcji towarzyszących. Mam tu na myśli fakt, że jeśli – załóżmy – jesienią zeszłego roku, organizowaliście event w hotelu ***, to kolejna edycja Waszego wydarzenia nie powinna odbyć się obiekcie o gorszym standardzie. Nie mam tu na myśli tego, że już zawsze będą to musiały być hotele. W grze mamy przecież choćby Ośrodki szkoleniowe czy konferencyjne. Muszą one jednak oferować pewien standard zakwaterowania i usług towarzyszących. Super jeśli mają duży ogród, park czy dostęp do zbiornika wodnego lub lasu.

Kolejny ważny aspekt przy planowaniu takiego wydarzenia to catering czy alkohole. Z góry załóżmy, że o ile każdy z planistów raczej pozwoli się najeść swoim Gościom, to z alkoholem może być już różnie. Alkohol to – jak wiadomo – zawsze pewien temat tabu, ale jeśli jesienią był, to i przy kolejnej edycji eventu być musi.

Bardzo ciekawym rozwiązaniem tej kwestii może być zamówienie w obiekcie open baru. Produkt dostępny w zasadzie wszędzie, a z góry pozwoli określić koszty związane ze zużyciem.

Przy alkoholu pamiętać musicie, że nie może być go mniej i nie może być gorszy niż kiedyś. Jeśli więc jesienią był open bar na piwo, wino, wódeczkę, gin i whisky to samo piwo sprawdzi się jedynie na rodzinnym pikniku przy grilu. W każdym inny wypadku musi być to samo lub odrobina więcej. Nigdy mniej.

Pokoje – bardzo często spotykam się z prośbą klientów o twina z łóżkiem małżeńskim do pojedynczego wykorzystania. Prezes przecież musi mieć wygodnie. Gdybyśmy byli w USA, ok. W Europie jednak prezes, łóżka musiałby zsunąć i mógłby mieć w środku szparę 🙂

Ale do rzeczy. W przypadku pokoi ważne jest, aby zachować pewną powtarzalność przy kwaterowaniu. Jeśli więc kiedyś już położyliśmy gości w singlach, to trzymajmy się tej zasady i co najwyżej zaproponujmy double do pojedynczego wykorzystania! Goście dostaną wówczas duże, wygodne łóżko.

Jest zawsze szansa, że na rynku pojawią się nowe lokalizacje, ale czy na pewno będą tak spektakularne, aby za rok na ustach Waszych Gości wywołać szczere WOW.

Pamiętajcie, że zawsze może być zupełnie inaczej, ale o tym za tydzień 🙂