Jak zorganizować konferencję?

Jak zorganizować konferencję?

Więc postanowiłeś zorganizować konferencję? Super, przedstawiamy przewodnik krok po kroku.

Powinieneś rozpocząć planowanie konferencji co najmniej 6 miesięcy przed datą (w przypadku większej konferencji planowanie jej może zacząć się rok wcześniej). Będziesz kontrolować na bieżąco wiele rzeczy. Jeśli robisz to nawet nie pierwszy raz to zapewne musisz mieć milion pytań w swojej głowie. Gdzie zaczynasz? Jak znaleźć prawidłowego konferansjera? Które miejsce najlepiej pasuje do Twoich oczekiwań?

Ale, nie martw się! Prawda jest taka, że chociaż organizacja konferencji jest trudnym przedsięwzięciem, to nie jesteś pierwszą osobą, która się z tym musi zmierzyć. Nie jest to zadanie innowacyjne, jak wymyślenie koła. Wystarczy podążać kilkoma konkretnymi krokami czy wcześniej utartymi ściżkami.

Przygotowaliśmy specjalnie dla Ciebie przewodnik na najwyższym poziomie, tak aby możliwie jak najbardziej Ci pomóc. Na jego podstawie będziesz wiedzieć jak przygotować konferencję krok po kroku. Zapoznasz się z najważniejszymi elementami, które ułatwią Ci pracę. Kroki, które Ci przedstawimy nie są ściśle chronologiczne – możesz zacząć kontaktować się z konferansjerami zanim znajdziesz odpowiednie miejsce – ale dają Ci ogólne pojęcie o tym, na czym się skupić, tak by organizowana konferencja wyszła jak najlepiej.

Gotowy, aby rozpocząć planowanie konferencji, już dziś przeczytaj nasz przewodnik.

KROK 1: Zdecyduj się na temat przewodni

Każda dobrze zorganizowana konferencja potrzebuje tematu przewodniego. Jaki jest jednoczący przekaz, który konferansjerzy przekażą i co jest kluczowe dla uczestników konferencji? Najlepsze motywy przewodnie są chwytliwe i wywołują emocje. Chcesz, aby konferencja inspirowała i stymulowała rozmowę. Twój motyw musi to umożliwić.

Na przykład „Mocniejsi jako zespół” jest prawdopodobnie lepszym tematem przewodnim niż „Osiąganie lepszej wydajności poprzez czy dzięki zwiększonej interdyscyplinarnej współpracy”. Motyw jest czymś więcej niż tylko wyzwaniem dla uczestników. Będzie on również kierował Twoją marką i promocją, od zaprojektowania logo, przez wymyślenie hashtagów w mediach społecznościowych, po drukowanie plakatów, broszur i innych materiałów reklamowych.

KROK 2: Zbierz swój zespół na 6. Konferencję tworzy team

Są szansę, że nie będzie organizował całego wydarzenia w pojedynkę (w rzeczywistości bylibyśmy zdziwieni, gdyby tak było). Będziesz potrzebował specjalnego zespołu, który będzie odpowiedzialny za różne aspekty planowania, negocjacji oraz promocji. Twój podstawowy zespół będzie zapewnie obejmował:

  1. Zespół od planowania: miejsce na konferencję, zakwaterowanie, aktywności w trakcie konferencji, team building czy catering.
  2. Zespół od administracji: budżetowanie, rejestracja uczestników, sprzedaż biletów. Zespół ten będzie również głównym punktem kontaktowym w przypadku pytań odnośnie organizowanej konferencji.
  3. Zespół od marketingu: kontakt z mediami, tworzenie materiałów promocyjnych, prowadzenie strony, bloga, social mediów.
  4. Zespół od sponsorów: odpowiedzialny za zabezpieczenie sponsorów, ubieganie się o dotacje oraz pozyskiwanie funduszy (dotyczy to głównie konferencji, które opierają się na zewnętrznych źródłach finansowania).
  5. Wolontariusze: pomoc we wszystkich działaniach w dniu konferencji: zarządzanie drzwiami, skanowanie biletów, kontrolowanie listy gości, obsługa szafy, prowadzenie ludzi.

Twoim głównym zadaniem jako organizatora konferencji będzie kierowanie zespołem, ustanawianie priorytetów, zlecanie zadań.

KROK 3: Przygotowanie budżetu i business planu.

Niezależnie od tego czy Twoja konferencja ma wsparcie od sponsorów, czy też nie, musisz mieć budżet.  Musisz wiedzieć, co się dzieje z Twoimi pieniędźni, gdzie je zarabiasz i gdzie wydajesz. Posiadanie budżetu pomoże Ci także ustanowić cenę za uczestnictwo w konferencji.  Poniżej znajduje się lista najczęstszych rzeczy, które chcesz budżetować:

  • miejsce,
  • zakwaterowanie,
  • transport,
  • catering,
  • opłata za konferansjera,
  • aktywności czy impreza integracyjna,
  • marketing,
  • członkowie zespołu.

Przygotowanie budżetu z realistyczną ceną, obliczeniami okaże się przydatnym podczas szukania miejsca na konferencje i przy negocjowaniu kosztów z dostawcami usług.

KROK 4: Znalezienie sponsorów i dotacji (opcjonalnie)

Jeśli finansujesz konferencje samodzielnie i nie szukasz zewnętrznych źródeł przychodów, możesz bezpiecznie pominąć ten krok. Jeśli nie, i będziesz chciał szukać sponsorów lub zorganizować zbiórkę pieniędzy to kluczową rzeczą, o której należy pamiętać jest to, że sponsorzy i ich wartości powinny być zgodne z tematem konferencji (chcesz, żeby sieć fast foodów sponsorowała konferencję „Bądźmy zdrowi!”?). Kontrowersynjne, nieprawdaż?

Zacznij od znalezienia sponsorów, którzy finansują podobne wydarzenia lub są powiązani z głównym tematem konferencji. Zdecyduj, ile powiedzą sponsorzy na temat przebiegu konferencji. Czy pozwolisz na umieszczeniu ich loga w każdym dostępnym miejscu? Czy będą mogli prowadzić własne wykłady czy promocje poza salą główną?

Pamiętaj aby została zachowana równowaga pomiędzy finansowaniem a poświęceniem integralności konferencji. Jesteś organizatorem, który decyduje, gdzie ta linia  równowagi powinna się znajdować.

KROK 5: Zdecyduj się na terminkonferencji

Teraz jest czas, aby zdecydować, kiedy Twoja konferencja będzie miała miejsce. Jak wspomniano wcześniej data ta powinna wynosić od sześciu miesięcy do roku w przód, tak aby każdy mógł ją bezpiecznie wpisać w swój kalendarz. Musisz także założyć jak długo potrwa konferencja. Doświadczenie branżowe sugeruje, że konferencja z udziałem około 300 osób potrzebuje dwóch pełnych dni na realizację. Większe konferencje mogą trwać nawet dłużej. Każdy bowiem musi wynieść z niej coś dla siebie.

Oto kilka ważnych zasad, o których warto pamiętać:

1. Wybierz datę, która nie koliduje z innymi ważnymi wydarzeniami, takimi jak festiwale. Imprezy w całym mieście powodują, że loty są droższe i generalnie utrudniają transport do miejsca konferencji i z powrotem. Poza tym nie chcesz, aby twoja konferencja konkurowała o uwagę z dużymi wydarzeniami.

2. Unikaj okresów wakacyjnych i ferii zimowej, kiedy ludzie często wyjeżdżają na wakacje. Najlepiej wycelować w datę od połowy marca do końca czerwca lub od początku września do końca listopada.

3. Raczej nie planuj konferencji w weekend. Dla większości uczestników udział w konferencji jest częścią ich pracy, więc zaplanuj ją podczas tygodnia pracy.

4. Staraj się wybrać datę pod koniec tygodnia, aby podróżujący uczestnicy mieli szansę pozostania po konferencji i np zwiedzania w czasie wolnym. Najlepsze dni na konferencję to czwartek i piątek Ustawienie daty da ci stały punkt do odliczenia, aby lepiej zaplanować przygotowania.

Jeśli jednak planujesz konferencję firmową powyższe założenia mogą okazać się błędne. Firmy i korporacje często planuje organizację konferencji na weekend, tak aby nie tracić pracowników w tygodniu pracy.

KROK 6: Zarezerwuj miejsce

Gdy znasz już datę, możesz zacząć szukać dostępnych miejsc, które odpowiadają Twoim wymaganiom. Miejsca mogą być podzielone na trzy kategorie:

1.  Kampusy uniwersyteckie: najlepiej nadają się do mniejszych imprez akademickich i są stosunkowo tanie do wynajęcia.

2. Hotele: zwykle mają dedykowane sale konferencyjne i własny catering. Są najlepszym wyborem typu „wszystko w jednym”, ponieważ oferują zarówno zakwaterowanie, jak i przestrzeń konferencyjną. Są również najdroższą opcją.

3. Niezależne miejsca: Ta kategoria obejmuje wszystkie inne rodzaje miejsc, w których można organizować konferencje. Wiele z nich specjalizuje się w określonych rodzajach wydarzeń.

Koszt miejsca to tylko jedna część układanki. Oto kilka innych czynników, które należy wziąć pod uwagę przy poszukiwaniu odpowiedniego miejsca na organizację konferencji:

1. Rozmiar: rezerwacja zbyt małego miejsca, w którym każdy musi wcisnąć się do małego pokoju, jest zdecydowanie złym pomysłem. Podobnie, zabezpieczenie gigantycznego miejsca dla stosunkowo skromnej liczby osób nie tylko zaszkodzi portfelowi, ale także sprawi, że konferencja będzie pusta i słabo odbierana.

2. Lokalizacja: najlepiej wybrać nieco odosobnioną lokalizację, aby uczestnicy mogli lepiej skupić się na samej konferencji. Jeszcze lepiej, jeśli miejsce ma uspokajające, malownicze otoczenie, aby pomóc ludziom się zrelaksować.

3. Atmosfera: ważne jest, aby klimat lokalu pasował do grupy docelowej i tematu. Na przykład: nie chcesz organizować konferencji biznesowej w gigantycznej siłowni.

4. Wyposażenie: czy obiekt ma odpowiedni układ i odpowiednie style sali konferencyjnej dla Twoich potrzeb? Czy ma niezbędne urządzenia, takie jak np. mniejsze pokoje na sesje breakoutowe?

5. Zakwaterowanie: czy obiekt zapewnia zakwaterowanie lub czy w pobliżu znajdują się hotele?

6.  Catering: czy w ofercie jest catering lub czy zewnętrzne firmy cateringowe mogą łatwo dostać się do obiektu i pracować w nim? Jeśli nie, czy w okolicy znajdują się odpowiednie restauracje i kawiarnie? (Pamiętaj o specjalnych wymaganiach dietetycznych: wegańskie, koszerne, bez orzechów itp.)

7. Transport: jak łatwo uczestnicy mogą podróżować do miejsca środkami transportu publicznego? Czy jest wystarczająco dużo miejsc parkingowych dla tych, którzy przyjadą swoimi autami?

8. Aspekty techniczne: czy obiekt ma odpowiedni sprzęt IT, audio i wideo? Potrzebne będą ekrany projekcyjne, mikrofony, mnóstwo punktów ładowania dla uczestników i oczywiście stały dostęp do WiFi.

Podczas negocjacji z potencjalnymi obiektami, spróbuj zorganizować wczesny dostęp do miejsca, tak abyś mógł wykonać „suchą próbę” lub przejście z zespołem przed konferencją. Powinieneś być pewien, że każdy szczegół jest na miejscu przed tym wielkim dniem. Szybka wskazówka: jeśli znajdziesz świetne miejsce, które jest poza budżetem, sprawdź, czy możesz wynegocjować niższą opłatę w zamian za wieloletnią umowę (pod warunkiem, że organizujesz konferencję cykliczną). Jeśli uważasz, że znalezienie odpowiedniego miejsca jest zbyt wymagające, zastanów się, czy nie uda ci się znaleźć wyszukiwarkę takich miejsc lub skorzystać z pomocy profesjonanej agencji eventowej.

KROK 7: Zorganizuj catering i innych dostawców (opcjonalnie)

Zwykle dedykowane miejsce konferencji zapewnia również catering na miejscu. Jeśli tak nie jest, musisz wprowadzić zewnętrznych dostawców. Zdecyduj, jakiego rodzaju posiłki chcesz zaoferować i ile będzie przerw na jedzenie. Zarezerwuj do godziny na lunch i kilka 15-20 minut na kawę i przekąski. Pamiętaj: jeśli w Twoim budżecie jest miejsce, zawsze najlepiej jest zjeść ciepłe posiłki zamiast kanapek podczas lunchu. Chcesz mieć pewność, że firma cateringowa może obsłużyć logistykę w dniu imprezy. Najlepiej znaleźć lokalną firmę blisko miejsca konferencji, aby uniknąć potencjalnych opóźnień i problemów związanych z korkami samochodowymi czy kosztów transportu. Nie zapomnij sprawdzić, ile czasu wcześniej dostawca cateringu musi znać ostateczną liczbę uczestników, menu i wszelkie specjalne wymagania żywieniowe. Pomyśl o innych dostawcach zewnętrznych, których możesz potrzebować, takich jak firma dekoracyjna lub dostawcy specjalnego sprzętu IT.

Krok 8: Ustal harmonogram wystąpień

To może być najważniejszy krok ze wszystkich. Twoi mówcy to gwiazdy twojej konferencji. Chcesz solidnego składu, aby przyciągnąć uczestników i zagwarantować profesjonalny występ. Lepiej jest najpierw zapewnić prelegenta czy prelegentów, którzy są bardzo znani i szanowani w tej dziedzinie. Zwiększy to twoją wiarygodność w oczach innych potencjalnych mówców i zwiększy prawdopodobieństwo zaangażowania uczestników. Szukaj konferansjerów, którzy będą się skupiać na tematach przewodnich Twojej konferencji. Utwórz priorytetową listę potencjalnych mówców, których chcesz zaprosić. Następnie ich zarezeruj. Oto kilka rzeczy, którymi należy się zająć rezerwując prelegenta:

1. Wynagrodzenie: Jak wygląda wynagrodzenie, co się do niego zalicza?

2. Sprzęt pomocniczy: Czy ich prezentacja opiera się na konkretnym sprzęcie IT lub innych rekwizytach?

3. Wymagania specjalne: czy mają określone preferencje żywieniowe? Czy trzeba zapewnić im transport i zakwaterowanie?

Przeglądaj listę, którą zrobiłeś i stopniowo wypełniaj wyznaczone przedziały czasowe występami mówców.

Zawsze powinieneś mieć plan B. Możesz także rozważyć rekrutację niektórych lokalnych mówców. Zaoszczędzisz na transporcie i nadasz konferencji autentyczności.

KROK 9: Stwórz agendę

Teraz, gdy kluczowe elementy są już na miejscu, nadszedł czas, aby ułożyć je w szczegółowy program. W idealnej sytuacji powinieneś działać tak, aby Twój harmonogram obowiązywał przynajmniej cztery miesiące przed rozpoczęciem konferencji. Pamiętaj, że głównym celem konferencji jest inspirowanie ludzi i poszerzanie ich horyzontów. Nie możesz tego zrobić bez zrozumienia uczestników. Spróbuj dostać się do umysłu typowego uczestnika i odpowiedz na kilka kluczowych pytań:

1. Jakie są ich oczekiwania?

2. Jaką wiedzę już posiadają i czego chcieliby się dowiedzieć więcej?

3. Jakie rodzaje sesji (prezentacje, warsztaty itp.) mogą najlepiej pomóc im w absorpcji omawianych pomysłów?

Uzbrojony w te informacje, możesz rozpocząć przygotowywanie agendy. Program konferencji na najwyższym poziomie może wyglądać mniej więcej tak:

Dzień 1

  • Ustanowienie głównego wątku przemówienia przez najważniejszego prowadzącego
  • Prezentacja przyszłych mówców
  • Zarys tematów konferencyjnych
  • Wspólna kolacja

Dzień 2 i kolejne dni

  • Krótkie sesje praktyczne i warsztaty
  • Aktywności team-buildingowe

Ostatni dzień

  • Przemówienie motywacyjne
  • Zakończenie konferencji i pożegnanie uczestników.

Jeśli chodzi o krótsze sesje, można wybierać spośród wielu:

1. wykłady w małych grupach,

2. warsztaty czy sesje interaktywne,

3. sesje pytań i odpowiedzi oraz wiele innych.

Sesje te zwykle będą się wahać od 1 do 2 godzin i zależą od tematu konferencji. Musisz także zdecydować, czy wszyscy mają uczestniczyć we wszystkich sesjach, czy też mieć ich kilka uruchomionych równolegle i pozwolić ludziom wybierać preferowane tematy.

KROK 10: Zacznij rejestrować uczestników

Nadszedł wreszcie czas na najbardziej ekscytującą część: nakłonienie ludzi do zapisania się na konferencję! Najlepszym wyborem jest stworzenie profesjonalnej strony internetowej dla konferencji. Podstawowe informacje jakie powinny się na niej znaleźć to m.in.:

1. Niezbędne informacje na temat konferencji (gdzie, kiedy, kto, co, dlaczego)

2. Kalendarz / program do przeglądania konferencji

3. Formularz rejestracyjny, w którym ludzie mogą zarejestrować się lub kupić bilety

Pamiętaj, by koniecznie dodawać swoją stronę konferencyjną do wszystkich materiałów marketingowych i informacyjnych. Nie masz środków na stworzenie dedykowanej strony internetowej? W takiej sytuacji opcją jest strona sprzedaży biletów innej firmy. Tutaj możesz łatwo utworzyć stronę wydarzenia dla swojej konferencji ze wszystkimi kluczowymi szczegółami. Oprócz tego strony sprzedaży biletów zajmują się przetwarzaniem płatności i wystawianiem biletów w Twoim imieniu, co oszczędza Ci bólu głowy związanego z dodatkowymi zadaniami administracyjnymi.

KROK 11: Promuj swoją konferencję

Masz teraz swoje miejsce, kluczowych mówców, przejrzysty program konferencyjny oraz stronę internetową (lub stronę wydarzenia), aby zaprosić ludzi i sprzedać organizowaną konferencję. Od teraz głównym celem jest promowanie konferencji za pośrednictwem wszystkich dostępnych kanałów. Jeśli Twoja konferencja nie jest darmowa, będziesz chciał ustanowić odpowiednią cenę. Z jednej strony opłaty konferencyjne powinny pomóc w pokryciu kosztów, z drugiej strony nie chcesz wyceniać zainteresowanych uczestników i skończyć z konferencją na pół zarezerwowaną. Możesz wziąć pod uwagę przesuwną skalę wynagrodzeń opartą na statusie zawodowym ludzi (np. Studenci płacą niższe opłaty). Jeśłi promujesz swoją konferencję w trybie offline powinienieś stworzyć wysokiej jakości broszurę z programem konferencji i widocznym linkiem do Twojej witryny lub witryny sprzedaży biletów.

W Internecie masz wiele sposobów promowania organizowanej konferencji w stosunkowo niewielkim budżecie:

1. Portale społecznościowe (Facebook, LinkedIn, Twitter – wszystkie w zależności od odbiorców).

2. Odpowiednie fora, na których potencjalni uczestnicy mogą spędzać czas (np. Społeczność dla inżynierów, gdzie możesz promować konferencję techniczną).

3. Własne blogi i komunikaty prasowe.

Jeśli Twoja promocja w dużym stopniu opiera się na mediach społecznościowych, rozważ chwytliwy hashtag, którego możesz użyć, gdy publikujesz informacje o nadchodzącej konferencji. Nie zapomnij zachęcić prelegentów do promowania konferencji wśród swoich odbiorców na własnych kanałach. Zaproś dziennikarzy z wybranej przez siebie niszy, żeby zrelacjonowali, a może nawet wzięli udział w konferencji.

KROK 12: Zadbaj o planowanie na miejscu

W tym kroku zapoznasz się z drobiazgowymi szczegółami dotyczącymi sposobu, w jaki uczestnicy będą fizycznie poruszać się po obiekcie w ciągu dnia. Oto tylko niektóre z pytań, na które powinienieś znać odpowiedzi:

1. Czy będzie dostępna szafa/garderoba?

2. Kto będzie zarządzał drzwiami i skanował bilety?

3. Jakie sale należy zarezerwować na sesje breakoutowe?

4. gdzie będą serwowane przekąski?

5. Czy będziesz miał przestrzeń wystawową, na której sponsorzy i sprzedawcy mogą przygotować stoisko?

Najlepszym sposobem na to jest przejście przez program dnia i postawienie się w sytuacji uczestników. Spróbuj sobie wyobrazić, jak będą działać w danym dniu i jakie mogą mieć potrzeby. Jak już wspomnieliśmy, najlepiej jest uzyskać wczesny dostęp do obiektu, aby móc zbadać przestrzeń i przygotować szczegółowy plan z wyprzedzeniem. Jeśli masz zewnętrznych dostawców lub innych dostawców, zaplanuj przejście, aby zapoznali się z układem, lokalizacją kuchni i tak dalej. Sprawdzając rzeczy osobiście, jesteś znacznie lepiej przygotowany do rozwiązania wszelkich problemów, które mogą pojawić się w dniu konferencji.

KROK 13: Prowadzenie konferencji

Nadszedł wielki dzień! Jeśli wykonałeś wszystkie powyższe kroki i masz zespół wolontariuszy odpowiedzialnych za codzienne czynności to nie musisz się martwić. Oto kilka sytuacji, które mogą wymagać twojej uwagi:

1. Wywoływanie zapasowych konferansjerów w przypadku anulowań poprzednich zatwierdzonych występów

2. Osobiste wprowadzenie w tematy konferencji i przedstawienie przyszłych mówców

3. Upewnienie się, że prezentacje nie przekroczą wyznaczonego czasu

4. Udział w nawiązywaniu kontaktów i ułatwianiu rozmów

5. Gromadzenie informacji zwrotnych od uczestników

6. Komunikowanie się z dziennikarzami    

KROK 14: Podążaj za sugestią po konferencji

Po wszystkim wciąż będziesz miał sporo pracy. Powinieneś skontaktować się ze wszystkimi zaangażowanymi osobami: zespołem, mówcami, wolontariuszami, sprzedawcami i oczywiście — uczestnikami.  Powinieneś nimi skontaktować z dwóch głównych powodów:

1. Powiedz „Dziękuję”: powinieneś podziękować wszystkim za ich udział i wysiłek. Jest to nie tylko powszechna uprzejmość, ale także pozytywne wrażenie. Jest duża szansa, że ​​to nie twoja ostatnia konferencja, więc chcesz pielęgnować wszelkie nawiązane znajomości.

2. Zbieraj opinie. To doskonała okazja, aby usłyszeć, co ludzie pomyśleli o konferencji i co można zrobić lepiej w przyszłości. Najprostszym sposobem na zbieranie danych i informacji jest wysłanie e-mailem wszystkim linku do ankiety online. Zachowaj stosunkowo krótki czas i skup się na kilku głównych tematach:

  • co najbardziej podobało im się w konferencji?
  • jak oceniliby różne elementy (prezentacje, poczęstunek, zakwaterowanie itp.)?
  • co by się zmieniły lub poprawili?

Spróbuj nawiązywać kontakty i dostawać feedback od wszystkich osób, które brały udział w konferencji, w ciągu najwyżej kilku dni, podczas gdy konferencja jest wciąż świeża w umyśle wszystkich. Ludzie mają napięte harmonogramy i ograniczoną uwagę, więc nie czekaj zbyt długo, aby się skontaktować. Robisz to wszak dla siebie i dla sukcesu przyszłych wydarzeń.