Organizacja konferencji

 

Krok po kroku pokaże Ci jak przebiega organizacja konferencji w naszej agencji eventowej. Jako profesjonalny organizator wydarzeń dla firm działamy bardzo szeroko, tak abyś Ty mógł nam zlecić nie tylko wybór miejsca konferencji, ale kompleksową obsługę Twojego eventu na którym Ty będziesz gościem, a nie zaangażowanym we wszystko doglądaczem. Nasza firma zajmuje się organizacją imprez od 2005 roku i doskonale wiemy, na jak wiele niuansów należy zwrócić uwagę podejmując się kompleksowej organizacji. Pamiętaj, organizacja konferencji to praca bardzo trudna, wymagająca, by organizator konferencji zwrócił uwagę na wiele aspektów. Ale od początku.

Organizacja konferencji - o co chodzi?

Konferencja to bardzo ważne wydarzenie w kalendarzu każdej firmy. Należy zająć się organizacją krok po kroku, najlepiej tworząc sobie plan spotkania, w którym będziesz skrupulatnie zapisywać wszystko co masz zrobić, wszystko co podczas konferencji ma się wydarzyć. Tworząc plan każdej konferencji musisz zaplanować kogo z prelegentów chcesz zaprosić, jak będzie wyglądał program konferencji i jakie atrakcje towarzyszące będziesz chciał zapewnić podczas realizacji. Kolejne aspekty które musisz mieć na uwadze podczas planowania konferencji to obsługa. To od niej zależy czy ich doświadczenie będzie odpowiednie, by zadbać o powodzenie przedsięwzięcia. Obsługa konferencji to nie tylko pracownicy agencji eventowej, to także obsługa hotelu czy sali konferencyjnej, to obsługa z firmy która ma dostarczyć materiały konferencyjne czy zorganizować atrakcje na miejscu imprezy. Obsługa musi być dyskretna, tak by goście najlepiej jej w ogóle nie zauważyli. Koniecznie zwróć uwagę na catering i miejsce eventy. Musisz je wybrać odpowiednio, tak by goście czy uczestnicy np. szkoleń mogli w łatwy sposób dotrzeć na Twoje wydarzenie. Miejsce jest bardzo ważne - najlepiej aby było na możliwie na najwyższym poziomie jaki udźwignie księgowa z Twojej firmy.

Plan konferencji

Tworząc dobry plan imprezy możesz oprzeć się o check listę na której zaznaczysz wszystkie elementy niezbędne podczas Twojej konferencji. Tworząc ją możesz zacząć od tyłu, czyli od napisania dokładnego harmonogramu Twojego spotkania. W harmonogramie konferencji zamieszczasz wszystko co ma się zadziać podczas konferencji - pamiętaj pisz go od tyłu, wówczas jest spora szansa, że starczy Ci na wszystko czasu. Podczas planowania wydarzenia pamiętaj aby pisać go na tyle czytelnie, aby każdy kto w niespodzianym momencie przejmie go po Tobie wiedział o co chodzi. Rozpisz krok po kroku wszystkie ważne aspekty konferencji. Dobry plan organizacji konferencji to taki plan w którym jest miejsce także na to, by zaskoczyć czymś gości wydarzenia.

Przebieg konferencji

Tak jak radziłem abyś Ty rozpisywał plan od tyłu, tak ja zacznę od końca - czyli od momentu w którym zaczynasz swoją konferencję. Goście wchodzą na sale konferencyjną, a Ty wiesz, że wszystko masz dopięte na ostatni guzik. Świetne uczucie prawda? Aby tak się wydarzyło musisz zachować równowagę pomiędzy merytoryczną częścią swojej konferencji a przerwą kawową.

Przerwa kawowa

Przerwa kawowa to chwila, podczas której uczestnicy wydarzenia mają czas aby napić się kawy, porozmawiać o luźnych tematach czy poznać innych uczestników, np podczas rozmów o pogodzie czy planach wakacyjnych. Przerwa to także doskonały moment, abyś mógł podczas rozmów w kuluarach podsłuchać jak konferencja jest odbierana przez gości i uczestników konferencji. Pamiętaj, aby podczas przerwy kawowej zadbać o drobny catering, tak by np. uczestnicy którzy zgłodnieli mogli zabić to nieprzyjemne uczucie. Z naszego doświadczenia że uczestnikom konferencji podczas przerwa kawowych bardzo podoba się opcja kruchych ciasteczek i świeżo wyciskanych soków, warto o to poprosić w hotelu.

Hotel jako miejsce imprezy

Wybierająca hotel na miejsce Twojej konferencji znacząco ułatwiasz sobie kwestie organizacyjne, bowiem wszystko masz już na miejscu. Wybierając idealny hotel na Twoją konferencję naprawdę warto zwrócić uwagę czy jego odpowiednie przygotowanie pod kątem Twoich potrzeb nie jest problemem. Niejednokrotnie spotkaliśmy się z sytuacją podczas której obsługa hotelu zachowywała się jakby firma, która płaci im nie małe pieniądze za organizację konferencji bardzo im przeszkadzała. Wybierając odpowiednie miejsce organizacji konferencji warto także krok po kroku przeanalizować drogę jaką muszą przebyć nasi goście by dotrzeć do sali konferencyjnej. Nie do końca mam tu na myśli czy podobają się nam korytarze, ale m. in. warto sprawdzić osobiście czy drzwi są odpowiednio szerokie, czy nie ma schodów czy hotel wyposażony jest w najazdy dla osób poruszających się na wózkach. Nie znamy przecież wszystkich uczestników wydarzenia i nie wiemy kto z naszych gości ma jakie potrzeby. Będąc na wizji lokalnej w hotelu warto rozejrzeć się czy jest odpowiednio dużo miejsc parkingowych i czy wystarczy ich dla wszystkich uczestników konferencji, czy hotel posiada odpowiednią dużo miejsca na kolację dla gości Twojej firmy, tak by wszyscy mogli zjeść razem i w końcu czy hotel oferuje możliwość wynajęcia sali konferencyjnej na tyle wcześnie, aby zespół agencji eventowej mógł odpowiednio wcześniej przygotować niezbędne zaplecze techniczne i dostarczyć wszystkie materiały. Jako organizator wydarzenia możesz poprosić hotel także o miejsce do organizacji imprezy po konferencyjnej. Dobrze jest pamiętać, że nie wszystko musi odbywać się sali konferencyjnej. Musisz wiedzieć, że każdy zespół pracowniczy lubi jak na miejscu konferencji dzieje się coś więcej, coś co da im relaks i doskonałą zabawę.

Zespół organizujący wydarzenie.

Organizacja konferencji, jak już wcześniej mówiliśmy to wydarzenie bardzo absorbujące. Warto wybierać miejsce konferencji było bardzo przyjazne organizatorom. Musisz wiedzieć, że nie jeden hotel oferuje specjalne pokoje techniczne organizatorom konferencji, w których możesz urządzić sobie coś na kształt biura konferencji. Możesz tam składować materiały konferencyjne, zaprosić zespół organizacyjny na odprawę czy zaszyć się na chwilę by odpocząć od uczestników konferencji. Tak by nikt Ci zbytnio nie zawracał głowy. Na pewno warto wybrać miejsce tak, by nie było nie za daleko. Ważne by na sale konferencyjne było dość blisko i abyś nie musiał tracić zbyt dużo czasu poszukując uczestników konferencji w drugiej części hotelu.

Budżet eventu

Przystępując do organizacji konferencji warto skorelować go i wsadzić w swój program. Nie jest zbyt dobrze, gdy czas wydarzenia, program i finanse się rozjadą. Określając limit finansowy konferencji naprawdę warto się nad nim pochylić tak, aby na organizację i przygotowanie konferencji nie poświęcić naprawdę dużo czasu i by finalnie nie okazało się, że aby zapewnić atrakcje towarzyszące,opłacić prelegentów, wynająć miejsce realizacji przedsięwzięcia musisz ograniczyć o 80 % liczebność swojego zespołu. Doświadczenie jakie powinna mieć każda agencja zajmująca się organizacją eventów powinno pomóc Ci określić budżet jaki niezbędny Ci jest na organizację naprawdę dobrego przedsięwzięcia. Warto przeanalizować to z pracownikiem agencji tak, by nic nie mogło Cię zaskoczyć i abyś organizując konferencję mógł to robić swobodnie. Jeśli Twój budżet jest zgodny z wcześniej przyjętymi założeniami i zespół agencji znalazł już hotel na organizację Twojej konferencji warto pojechać np. do wybranego hotelu - po co już wiesz.

Seria szkoleń czy konferencji.

Konferencja powinna przebiegać sprawnie i zgodnie z wcześniej założonym planem, ale o tym już wiesz. Firmy zajmujące się organizacją konferencji i szkoleń doskonale wiedzą, że na miejscu wydarzenia nie może niczego zabraknąć. Mam tu na myśli nie tylko catering, materiały czy gości, ale także uwielbianych przez uczestników imprez integracyjnych. Konferencja bez imprezy integracyjnej to wydarzenie uważane przez uczestników takich eventów za naprawdę smutny event. Coraz więcej gości i zespołów potwierdza nasze spostrzeżenia dotyczące form jakie firmy preferują organizując wydarzenia. Zwróć atencję, że impreza integracyjna zawsze jest na finał konferencji czy szkoleń. Jeśli zastanawiasz się dlaczego to potraktuj to jako wzorzec mający na celu motywację gości cel, by na konferencje dotarło możliwie jak najwięcej osób. Firmy często informuje agencje, że uczestnicy szkoleń bardzo chwalą sobie podczas konferencji prelegentów z doświadczeniem oraz mających w występach na konferencji doświadczenie na najwyższym poziomie. Organizując serię szkoleń czy konferencji można z powodzeniem w hotelu negocjować stawki organizacji takiego wydarzenia. Jak wszyscy wiemy organizacja konferencji w hotelu to wydarzenie dość drogie i mocno obciążające budżet marketingowy firmy. Podczas organizacji serii szkoleń warto także zamówić materiały konferencyjne raz, a na wszystkie wydarzenia. Dla gości nie ma to znaczenia, być może będziesz wydruki przetrzymać w hotelu, a z pewnością da Ci to możliwość negocjacji cen w drukarni i dzięki temu zaoszczędzisz na organizacji konferencji. Planując wieloetapową konferencję, np kilkudniową, postaraj się poszukać hotelu zlokalizowanego w uroczym miejscu. Dzięki temu zaproszeni przyjadą chętniej na Twoją konferencje.

Organizacja konferencji poza miastem.

Organizacja konferencji w uroczych miejsca zwiększa atrakcyjność wydarzenia i zachęca gości by przyjeżdżali tłumnie. Nie ma znaczenia czy będzie to konferencja czy szkolenia, urocze miejsce zachęca do organizacji konferencji częściej, a jak wiemy ludzie chętniej oddadzą nam swój czas jeśli będą to mogli zrobić w atrakcyjnym miejscu. Organizując konferencję poza miastem dajesz sobie szansę i możliwości do zapewnienia uczestnikom ciekawych atrakcji towarzyszących. Dzięki nim Twój program może być o wiele bardziej atrakcyjny, a jak już wiesz, atrakcyjny program zawsze dobrze wpływa w kompleksowej ocenie konferencji. Pamiętaj także, aby mieć na uwadze termin Twojej konferencji. Oczywiście nie ma szans, aby termin pasował wszystkim, ale raczej weź pod lupę preferencje Twojego zespołu i nie zlecaj realizacji konferencji w czasie gdy np. połowa firmy ma urlop czy nadchodzą święta. Jeśli chcesz dodatkowo zwiększyć atrakcyjność konferencji zaplanuj zimowe edycje w górach a letnie np. nad morzem. Wybór miejsca to oczywiście odczucie subiektywne, ale wiele osób ma podobne preferencje dotyczące relaksu. Jestem pewien, że nie inaczej będzie w przypadku Twojego zespołu. Podejmując się kompleksowej organizacji wydarzenia trzeba także zapewnić atrakcje dla wszystkich uczestników wydarzeń. Jeśli np. na konferencję zapraszasz uczestników z osobami towarzyszącymi - nie zapomnij o nich.

Miejsca konferencji.

Hotel to oczywiście nie jedyne miejsce w którym możesz zorganizować konferencję dla swojego zespołu. Do organizacji tego typu wydarzeń doskonale nadają się centra konferencyjne, ośrodki wypoczynkowe czy sale konferencyjne które z pewnością możesz wynająć w swoim mieście. To od Ciebie i potrzeb Twojej firmy zależy które z tych miejsc wybierzesz. Każde z nich zapewnia inne potrzeby, co innego oferuje i ma inne ograniczenia. Jeśli planujesz bardzo krótką konferencje być może np. takie sale do wynajęcia będą doskonałym miejscem. Konferencja blisko firmy ma sporo plusów. Z pewnością na konferencje nie jest dobrze wybierać restauracji ani miejsc kojarzonych z rozrywką. Może być w nich ciężko się skupić. Uczestnicy mogą mieć problem ze skierowaniem swojej uwagi w kierunku prelegentów, zaplanowanych szkoleń i całe wydarzenie może nie być zbytnio udane. Konferencja w miejscach związanych z rozrywką to ostateczność. Jeśli nie znasz miejsca idealnego na organizację konferencji, zadzwoń do pobliskiego hotelu, jeśli ma doświadczoną obsługę z pewnością pokieruje Cię za rękę

Temat podczas szkoleń czy konferencji

Nikt z nas nie podpowie Ci jaki temat powinieneś poruszyć podczas organizacji konferencji. Jeśli nie masz nic ważnego do przekazania ani pokazania, to może konferencja wcale nie jest Ci potrzebna. Konferencje to wydarzenia mające na celu w jednej chwili przekazania istotnych spraw całemu zespołowi. Na konferencje koniecznie trzeba zaprosić szefa czy właściciela firmy. Obecność takich osób z pewością podniesie rangę Twojego spotkania. W hotelu dobrze jest takim osobom zarezerwować pokój o podwyższonym standardzie i poprosić agencję lub hotel o super wstawki do takich pokoi. W hotelu dobrze jest także zarezerwować im parking o krok od wejścia.

Jako zorganizować atrakcje

Podczas każdej konferencji należy organizować atrakcje. Najprościej zapytać w ankiecie uczestników co lubią i na co mają ochotę. Temat integracji może być szeroki. Może to być występ zespołu, pokaz albo atrakcja w której goście mogą uczestniczyć Agencja eventowa powinna wyjść na przeciw Tobie i zaproponować szereg rozwiązań, które mogą ułatwić kompleksową organizacje spotkania. Jeśli zależy Ci na efekcie Wow Twojej atrakcji, należy koniecznie zadbać by temat nie wyciekł do osób nie związanych z organizacją wydarzenia. W takim przypadku jest spore prawdopodobieństwo że wydadzą Ciebie i mimo że chcesz zrobić coś fajnego, to raczej nie wyjdzie. Podczas organizacji konferencji, towarzyszące animacje i rozrywki nie mogą być zbyt natarczywe, raczej nie powinny narażać gości na możliwość zabrudzenia czy zniszczenia ubrania. Należy zadbać, by każdy mógł znaleźć coś dla siebie i zgodne ze swoimi konferencyjnymi preferencjami.

Organizacja cateringu

Catering podczas konferencji powinien być dostosowany do preferencji gości tak, by każdy mógł wybrać danie mięsne lub wegetariańskie. Jeśli chcesz, możesz zadbać także o wegan. Z pewnością będzie to wyglądało profesjonalnie. Jeśli za ustalanie menu odpowiedzialna jest agencja, to zwróć uwagę czy czas jaki został przeznaczony na obiad jest o dobrej porze. Nie powinno to być za wcześnie ani za późno. Koniecznie wpisz ten czas w program konferencji. Organizacja lunchu w hotelu powinna być także dopięta na ostatni guzik, tak by goście wyszli z niego najedzeni i w dobrych humorach.

Technika podczas konferencji

Każdy z prelegentów ma swoje indywidualne preferencje dotyczące organizacji techniki i preferowane formy prezentacji. Organizacja właściwego zaplecza technicznego pozwoli przeprowadzić event bez zbędnych utrudnień. Firmy które zlecają nam kompleksową obsługę swoich konferencji mają pewność, że oferowany przez nas sprzęt konferencyjny jest bardzo wysokiej jakości, elegancki i dobrze wygląda. Idąc zgodnie z potrzebami rynku i rozumiejąc potrzeby organizatora konferencji w hotelu dostarczamy doskonałej jakości rozwiązania, także mobilne. Organizacji konferencji online w czasach pandemii to alternatywa dla organizacji dotychczasowych imprez w hotelu, salach konferencyjnych czy firmie. Konferencje online zamiast konferencji w hotelu to znak nowych czasów. Musisz jednak wiedzieć, że organizacja konferencji w tzw. onlinie wcale nie jest tańsza niż tych w hotelu czy salach konferencyjnych i ich kompleksowa organizacja również jest bardzo wymagająca.

Organizacja konferencji online

Aby wyprowadzić konferencję z hotelu i przenieść do świata online koniecznie trzeba mieć na uwadze wiele aspektów technologicznych. Musicie zapewnić właściwy przesył danych czyli zapewnić sobie szybki internet. W hotelu internet jest zazwyczaj szybki, pytanie jak będzie w Twoim studio. Koniecznie zadbaj o dobre kamery i oświetlenie, a także dobrą platformę do komunikacji podczas organizacji wydarzeń online. Wybierając miejsce konferencji online sprawdź czy możesz liczyć na wsparcie techniczne jakie oferuje agencja, a także zapytaj jak zapewnić uczestnikom konferencji odpowiedni poziom zaangażowania w event.

Organizator konferencji

Wybierając firmę, która będzie pełniła rolę organizatora eventu, i to nie ważne czy w hotelu czy online zwróć zapamiętaj jak Ci się z tą firmą i jej przedstawicielem rozmawia. Jeśli czujecie "chemię" od samego początku, to jest szansa, że Twój event przebiegnie bez większego problemu. Jeśli zależy Ci na sprawnej organizacji imprezy, koniecznie zaufaj tej firmie i wysłuchaj co mają do powiedzenia na temat miejsca konferencji czy rozwiązań, które chcesz zastosować podczas eventu. Jest duże prawdopodobieństwo, że ta firma ma większe doświadczenie w organizacji konferencji niż Ty i w końcu jest jakiś powód dla którego właśnie tą agencję wybrałeś.

Termin eventu

Jak już wcześniej pisałem termin nie zawsze jest dobry. Są sytuacje w których zwyczajowo się nie organizuje takich wydarzeń, jeśli chcemy liczyć na spore zainteresowanie gości. Nie ważne jaki budżet przeznaczymy na nasz event, są po prostu terminy złe. Do złych terminów jakie można wymienić na już zaliczyć możemy wakacje, terminy około świąteczne czy w okresach w których występuje spore nasilenie wyjazdów np ferie.

Zaproszenie na konferencję

Agencja eventowa, która podejmie się kompleksowej organizacji konferencji powinna także mieć na głowie właściwe zaproszenie gości na event. Aby iść z duchem czasu powinieneś stworzyć stronę imprezy, na której np. pracownicy Twojej firmy będą mogli się zarejestrować, a strona w odpowiednim, ustalonym z organizatorem czasie wyśle odpowiednie przypomnienia o zbliżającym się terminie imprezy. Poza stroną z zaproszeniami dobrze jest wysłać mail z linkiem do programu imprezy czy stworzyć dedykowaną grupę lub stronę w mediach społecznościowych. Dzięki temu Twoja konferencja żyła będzie na długo przed właściwym terminem i jeszcze długo po swoim zakończeniu.

agencja..

Zapytaj o coś ekstra

W ofercie EVERAL znajdziecie kompleksowe wsparcie w zakresie organizacji konferencji, a także organizacji spotkań czy prezentacji dla kluczowych klientów i partnerów. Od wynajmu sal na potrzeby związane z planowanym wydarzeniem poprzez organizację wyjazdów szkoleniowo integracyjnych czy cyklówek, możecie liczyć na doświadczenie, zaangażowanie i pełną elastyczność zespołu Everal.