Organizacja wyjazdu integracyjnego

Na co zwrócić uwagę organizując wyjazd integracyjny?

Na samym początku zastanów się: „dlaczego organizuję wyjazd integracyjny?” oraz „jakie efekty ma przynieść planowana impreza integracyjna?”. Całe wydarzenie powinno być organizowane zgodnie z odpowiedziami jakich udzieliłeś sobie na te właśnie pytania. Właściwa analiza własnych potrzeb z pewnością bardzo pozytywnie wpłynie na sukces kreowanego wydarzenia. Poznanie własnych potrzeb, potrzeb grupy czy założeń związanych z organizowaną konferencją to połowa drogi do sukcesu.

Opcja 1: Kluczowym aspektem wyjazdu integracyjnego jest konferencja.

Wybierz obiekt z dobrym zapleczem konferencyjnym dopasowanym do wielkości grupy. Plusem hotelu będzie z pewnością sala konferencyjna wyposażona w okna, ale koniecznie z możliwością zaciemnienia podczas używania rzutnika, czyli podczas prezentacji multimedialnej. Światło dzienne zmniejszy zmęczenie uczestników spotkania. Dodatkowo usytuowanie obiektu konferencyjego wśród zieleni również przyniesie lepsze efekty szkolenia. Zwróć też uwagę na odpowiednią akustykę sali oraz wyposażenie w klimatyzację. Choć dziś w standardzie jest wyposażenie w ekran, rzutnik, nagłośnienie, mikrofon czy flipchart, upewnij się, że rzeczywiście tak jest. Bardzo często napotykamy naprawdę nowoczesne hotele, których sale konferencyjne, a w szczególności ich wyposażenie w sprzęt multimedialny pozostawia wiele do życzenia. Organizacja konferencji to składowa wielu czynników, mających wpływ na pozytywny odbiór przez uczestników.

Ważna jest także aranżacja przerwy kawowej. To jest ten moment kiedy Twoi Goście rzeczywiście powinni odpocząć i mieć chwilę dla siebie z daleka od tłocznych i głośnych korytarzy. Bardzo mile widzianym jest zrobić kawową przerwę konferencyjną pośród zieleni i śpiewu ptaków. Idealnie nadaje się do tego np taras położony obok Waszej sali konferencyjnej.

Ważna jest również osoba szkoleniowca. Istotne jest żeby był ekspertem w swojej dziedzinie. Oprócz odpowiedniego przygotowanej merytoryki, prowadzący powinien przygotować dla Uczestników prezentację z kluczowymi hasłami oraz materiały szkoleniowe, które stanowią jednocześnie doskonałe podsumowanie konferencji.

Organizowaną konferencję warto uatrakcyjnić w tak zwane energizery. Może to być krótka gra szkoleniowa, joga śmiechu, rozciąganie czy mini fitness. Pozwoli to z pewnością na aktywizację Uczestników, poprawę ich „stanu skupienia”.

Integracja odgrywa główną rolę w Waszym wyjeździe integracyjnym

Tutaj ważnym czynnikiem jest zaplecze hotelu. Najlepiej jeśli obiekt posiada duży teren zielony, który będzie wręcz idealny na organizację imprezy integracyjnej. Teraz już nie tylko w okresach wiosenno – letnich organizowane są programy integracyjne w plenerze. Zimą możecie również się dobrze bawić, między innymi podczas zimowej olimpiady, w poszukiwaniu yeti czy zimowej gry terenowej. Warto zwrócić uwagę czy hotel posiada też salę, halę lub wiatę odpowiedniej wielkości na wypadek deszczowej pogody. Takie zabezpieczenie pozwoli stworzyć alternatywę na wypadek wcześniej wspomnianego załamania pogody. Impreza integracyjna odbędzie się wówczas zgodnie z planem.

Możesz też znaleźć obiekty wyposażone w tory offroadowe, tyrolkę czy baseny zewnętrzne. Warto zastanowić się nad hotelami ulokowanymi nad wodą, które umożliwiają integrację na wodzie. Możecie zorganizować spływy kajakami, pontonami, budowanie tratw czy regaty. Jeśli jezioro nie ma strefy ciszy warto rozważyć zabawę na skuterach wodnych czy motorówkach.

Atrakcje na imprezy integracyjne z pewnością powinny być dopasowane do wielkości, wieku i struktury grupy, jej zainteresowań. Nastawienia na aktywne lub pasywne spędzenie czasu.

Na wieczór warto uczestnikom zapewnić w okresie letnim ognisko lub kolację grillową. Zaś w okresie zimowy idealnie sprawdzą się obiekty wyposażone w tory bowlingowe, bilarda lub z salą dyskotekową. Szaleństwo do białego rana to zawsze miła część każdego spotkania integracyjnego.

Elementy istotne, niezależne od celu spotkania

Przez żołądek do serca uczestników konferencji czy imprezy integracyjnej. Smaczne posiłki to podstawa. Wiele z hoteli o tym wie. Szefowie kuchni stają na rzęsach, żeby zadowolić podniebienia Gości hotelowych uczestniczących w konferencjach czy imprezach integracyjnych.  Możesz spotkać obiekty, które wspierają lokalnych dostawców lub samodzielnie prowadzą uprawy lub hodowlę. Ważne, żeby hotelowa kuchnia, na prośbę Klienta, serwowała także posiłki wegetariańskie, wegańskie lub bezglutenowe.

Zastanów się również czy Uczestnicy samodzielnie będą dojeżdżać. Wówczas istotne jest dobre skomunikowane, najlepiej w centralnym punkcie między różnymi oddziałami firmy. Ważne żeby obiekt był wyposażony w odpowiednią liczbę miejsc postojowych.

Sam hotel już nie wystarczy. Dziś nie jest to już taka atrakcja jak kiedyś. Coraz częściej ceni się, nie tylko wśród grup żeńskich, dodatkowe walory hotelu takie jak dostęp do sauny, basenu czy możliwość zabiegu w SPA.

Tego zabraknąć nie może

Organizuj każdy wyjazd integracyjny czy konferencję tak, żeby uczestnicy nie mogli doczekać się kolejnej edycji. Zadbaj o dobrą atmosferę, nie tylko podczas wieczoru, ale i podczas całego dnia. Pamiętaj, aby w agendzie nie zabrakło pozycji „wolny czas”. Podążaj za wskazówkami grupy. Warto po evencie przeprowadzić ankietę wśród uczestników i poznać ich opinię o wydarzeniu. Weź pod uwagę nie tylko to co im się podobało, ale również to czego im zabrakło np podczas konferencji.

Jeśli masz więcej pytań, potrzebujesz wsparcia przy organizacji konferencji czy wyjazdu integracyjnego, koniecznie skontaktuj się z EVERAL. Jesteśmy do Twojej dyspozycji.