Event – od czego zacząć?

Jeżeli kiedykolwiek zastanawialiście się od czego zacząć organizując Event  – serdecznie zapraszam do lektury poniższego tekstu.

Czymże jest w ogóle Event – piknikiem, akcją promocyjną, kampanią reklamową, a może imprezą integracyjną. Event moi drodzy to wydarzenie, to ważne chwile w życiu firmy, produktu czy też impreza okolicznościowa organizowana z okazji np. 3 urodzin firmy. Event to to wszystko, a nawet więcej. Event to coś co ma pozostać w pamięci naszych klientów, pracowników czy też kontrahentów. Event to coś czego nie warto zepsuć 🙂

Na początek kreacji wydarzenia powinniśmy podjąć decyzję czy będziemy je organizować sami czy też z pomocą agencji lub firmy zajmującej się kreacją eventów. Powszechnie uważa się, że współpraca z agencją, bo tak na potrzeby tego artykułu nazywał będę firmę która pomoże Wam w produkcji tego wydarzenia, może być droga – pytanie jednak które należy sobie postawić brzmi „czy to oby najprawdziwsza prawa”?

Agencja eventowa to organizacja, która skupia w sobie szereg specjalistów w zakresie określonych branż. Rozłóżmy to zagadnienie na czynniki pierwsze z pomocą przykładu EVERAL.

W EVERAL pracują specjaliści od Event marketingu – czyli osoby które kompleksowo i profesjonalnie zajmują się kreacją wydarzeń. Osoby takie wiedzą gdzie i w jaki sposób najlepiej wykreować Wasze wydarzenie. W każdej agencji, która ma się za profesjonalną natraficie na osoby, z którymi uzgodnicie zakres oczekiwanej usługi.

Czy na pewno będzie drożej – to zapewne pytanie, które postawi sobie każdy oddelegowany do kreacji np. imprezy integracyjnej pracownik korporacji. My uważamy że nie, nie będzie drożej.

Znowu powrócę analizując powyższy przykład do struktur organizacyjnych firmy EVERAL. Uważam, że na potrzeby tego problemu rozłożenie jej na czynniki pierwsze będzie doskonałe.

W EVERAL, jak już pisałem wcześniej pracują profesjonaliści. Na co dzień zajmują się oni organizacją imprez promocyjnych, spotkań integracyjnych czy też akcji reklamowych i obsługą konferencji. Oni wiedzą czego możecie potrzebować, aby we właściwy sposób zrealizować swoje wydarzenie. Musicie bowiem pamiętać, że każde wydarzenie jest inne i każde stawia przed organizatorem inne wymagania. Na każde z nich będziecie potrzebować innego sprzętu, innego obiektu i jeszcze innych atrakcji – profesjonaliści z agencji o tym wiedzą.

Czy współpraca z nimi będzie droga – zdecydowanie nie!

Profesjonalne agencje posiadają w swoich magazynach zaplecze sprzętowe, które jest niezbędne do przeprowadzenia wydarzenia, mają rabaty w hotelach i obiektach, które doskonale mogą nadawać się na Wasze potrzeby. Mało tego te rabat często przekazywane są klientom.

Profesjonalna agencja oddeleguje także na miejsce wydarzenia dedykowanych opiekunów, którzy przez cały czas trwania wydarzenia czuwać będą nad jego właściwym przebiegiem.

Kolejnym ważnym aspektem o którym należy pamiętać to kwestia jakości usługi. Jeśli organizacji wydarzenia podejmiemy się sami, to może okazać się, że nie do końca wyszło tak jak chcieliśmy. Wpływ na powyższą sytuację może mieć fakt, iż:

  • niewłaściwie oceniliśmy swoje możliwości organizacyjne i np. zabrakło nam personelu,
  • hotel, który na zdjęciach wyglądał przepięknie, a podczas wizyty wcale nie jest tak idealny,
  • dostawcy sprzętu, który jest niezbędny przywieźli nie do końca to co potrzebujemy, mimo że przywieźli to co zamówiliśmy,
  • konferansjer, którego obiecał nam hotel nie jest jednak poliglotą a DJ zdecydowanie pasuje do remizy a nie na nasz wytworny bal.

Jak zatem widzicie pułapek jest sporo, a ja tylko przywołałem kilka najbardziej newralgicznych.

Pamiętajcie zatem – współpraca z agencją zawsze kończy się dobrze. Nie jest ona droga ani nie wymaga poświęceń. Zawsze możecie liczyć na pomocną dłoń i wsparcie profesjonalistów.