Jak wybrać obiekt na event?

Jak wybrać odpowiedni obiekt na event? Czym się kierować przy wyborze hotelu?
Kilka  praktycznych porad w pigułce na ten temat zdarza nam Sylwia Wróbel – kierownik marketingu i sprzedaży Hotelu Magellan.

Organizacja udanego spotkania jest zależna od wielu czynników. Nie możesz o niczym zapomnieć jeśli chcesz uniknąć nieprzyjemnych sytuacji i niezadowolenia uczestników. Na wstępie przemyśl cel konferencji, spotkania, integracji oraz ustal tematy, jakie zostaną poruszone podczas jej trwania. To w jasny sposób określi Twoje zapotrzebowanie na obiekt.


Jeżeli ustaliłeś tematykę swojej konferencji, to najwyższy czas aby poszukać idealnego miejsca, na organizację spotkania. Pamiętaj, że decyzja o organizacji wydarzenia w konkretnym, wybranym przez Ciebie hotelu powinna być podyktowana przede wszystkim charakterem imprezy.

Po pierwsze primo: Niech żyje lokalizacja!
Lokalizacja, dogodny dojazd do hotelu – to podstawa w organizacji. Dostępność komunikacyjna, łatwość i szybkość dojazdu ogromnie wpływa na logistykę spotkania. Sprawdź w jakim regionie masz najwięcej współpracowników i oddziałów i postaraj się znaleźć „złoty środek”, ponieważ długa i męcząca jazda wpłynie na efektywność Twojego spotkania.

Dodatkowym pozytywnym czynnikiem będzie usytuowanie obiektu w otoczeniu natury, z uroków której można będzie skorzystać w czasie wolnym od konferencji. Nie zapomnij także o możliwości  organizacji atrakcji dodatkowych dla uczestników wydarzenia. Z pewnością będą dobrze odebrane przez nich i pozwolą im na odrobinę relaksu.

Infrastruktura obiektu
Twoje spotkanie musi błyszczeć i wzbudzać emocje! Wielkość i wielofunkcyjność obiektu, wyposażenie, dodatkowe atrakcje, obsługa, parking, możliwość zakwaterowania uczestników, szybka reakcja  obiektu, na zmiany jest  bardzo ważna – od tego zależy sukces spotkania. Istotnym elementem jest SPA ( mimo, że podczas takich wydarzeń, jak np. konferencja mało uczestników z niego korzysta). Bardzo ważne jest indywidualne podejście pracownika Hotelu do Twoich potrzeb, sposobu przedstawienia oferty, to wszystko wpłynie na komfort i profesjonalizm obsługi wydarzenia.

Źródła pozyskiwania informacji o hotelu
Dlaczego jedne hotele czy centra konferencyjne mają większą renomę i prestiż,  a inne mniejszą – skąd się to bierze, jak dobrze wybrać i odnaleźć się w tym?
Koniecznie zweryfikuj dobrą opinię o hotelu, sieci hotelowej w branży. Być może koledzy i koleżanki z innego działu w Twojej firmie już tam byli – zapytaj zatem  podróżujących współpracowników. Kolejna ważna kwestia w dobie Internetu, to opinia i popularność w Social Media,  a także swoisty dla obiektu CSR. Jeżeli nie jesteś pewien możesz także skorzystać z doświadczenia agencji, która poprzez swoją wiedzę będzie mogła Ci pomóc w doborze.

Rekomendacje miejsca, to gwarancja standardu, dobrej i sprawdzonej kuchni, czy przyjaznego personelu,  ale także często pierwsza informacja relacji ceny do usługi.

Miejsca tworzą ludzie.

Jeżeli już wybrałeś destynację i obiekt, na swoje wydarzenie warto się pokusić o rekonesans obiektu. Dlaczego o tym piszemy? Ponieważ kontakt bezpośredni przed spotkaniem często jest odzwierciedleniem rzeczywistości podczas Twojego wydarzenia. Jeżeli w trakcie spotkania z dedykowanym opiekunem czujesz, że kreuje on i tworzy klimat wybranego przez Ciebie miejsca i nie sprzedaje Ci suchych informacji możesz być pewny, że jesteś w dobrych rękach.

Podsumowując musisz mieć świadomość dobrze zainwestowanych pieniędzy zarówno podczas pracy z agencją eventową, jak i hotelem.