Zadanie -> Cel -> Rozwiązanie!

Czy skuteczne narzędzia motywacji są jeszcze dostępne? Jaka powinna być skala budżetu przeznaczona na organizację udanej imprezy integracyjnej? Gdzie zorganizować event, aby przyniósł zamierzone cele i na co możemy sobie pozwolić wybierając hotel? Od dziś, przez następne tygodnie, pisać będziemy o tym, jak rozwiązać te zadania w sposób korzystny dla każdej ze stron. Jak zadowolić szefa, gości i rozmawiać jednym językiem z wykonawcą.

Zapraszamy do naszej kopalni wiedzy eksperckiej, w której dzielimy się z czytelnikami porcją wiedzy zza sceny. Uchylamy tajemnice związane z organizacją eventu i zdradzamy jak usłyszeć: "Wow, Panie Piotrze, kocham Pana!”

Coraz częściej wydaje się nam, że pomysł na udaną imprezę integracyjną, to dziś coś, co jest nie do osiągnięcia. Integracja, motywacja, zabawa, szkolenie, konferencja, piknik, team building czy wieczór tematyczny z warsztatami.  Co wybrać i jak to zaplanować, aby wywołało u zaproszonych ekscytację i chęć wzięcia udziału w tym wydarzeniu?

O co chodzi, skoro można wynająć quada i postrzelać z paintballa, nie mylić z pinballem 🙂

Na wieczór DJ i pozamiatane. Czy oby na pewno?

Jak to wszystko zorganizować, skoro nie tak?

Jak sprawić, żeby nie ewaluowało do mega wyścigu "kto dalej" i nie zapętlić się w poszukiwaniach nieosiągalnego celu. Czy możliwe jest, aby zmotywować i zintegrować pracowników bez zabierania ich na Saharę? Czy oby wyjazd pod miasto to nie sztampa i nuda?

Odpowiedź na to pytanie jest banalnie prosta. Niestety, nie jest jednoznaczna i nie składa się z 3 liter. Nie jest to także słowo "tak lub nie".

Odpowiedź na to pytanie brzmi: "to zależy".

W najbliższym czasie postaram się przybliżyć fakt, dlaczego tak skomplikowałem odpowiedź na to proste pytanie, ale tymczasem zajmiemy się rozłożeniem przedstawionego zadania na czynniki pierwsze!

Zadanie nr 1

Organizujemy imprezę integracyjną dla kolegów z firmy. Na wydarzenie to nie zostaną zaproszeni przedstawiciele naszych klientów czy dostawców.

Cel nr 1

Kadrze firmy zależy na integracji pracowników. W związku z dynamicznym rozwojem przedsiębiorstwa powiększyła się ilość zatrudnionych osób. Efektem rozwoju firmy jest fakt, że większość zna się bardzo kiepsko albo wcale.

Rozwiązanie

Powyżej przedstawiłem dwa założenia, czyli "zadanie do wykonania" oraz "cel do osiągnięcia", jakie powinien na początku każdego procesu produkcji eventu, postawić przed sobą jego reżyser. Dwa założenia: zadanie i cel, które już po napisaniu otwierają nam  szerokie spektrum możliwości i rodzą nam w głowie wiele pomysłów, które już za chwilę powinny stać się motorem napędowym do naszych dalszych działań.

Mamy zadanie i jasno określony cel. Pora więc zabrać się za składanie układanki w całość.

Na początek sugeruję zastanowić się nad miejscem przeprowadzenia eventu. Miejsce to bardzo ważna składowa, ponieważ to one daje nam dalsze możliwości realizacyjne. Wybierając dobre miejsce możemy zaoszczędzić czas, pieniądze i nerwy.

Czas – załóżmy, że chcemy zorganizować uroczystą kolację, zajęcia w terenie w formie gry integracyjnej czy też scenariusza tematycznego. Musimy zatem szukać obiektu ze sporym terenem zielonym, fajnie gdyby miał dostęp do wody czy lasu. Na terenach zielonych zorganizujemy integrację.

Kolacja uroczysta – czy stołówka w ośrodku „post Palowskim” da sobie z tym radę? Moim zdaniem NIE!

Organizując wyjątkowy wieczór dla swoich gości należy zadbać o komfort i smak potraw. Stołówka z tym sobie raczej nie poradzi, a kuchnia, w dobrym obiekcie konferencyjnym, hotelu czy restauracji, już powinna.

Kolacja uroczysta to nie tylko catering, pamiętajcie zadbać także o atrakcje i klimat wieczoru. Ale o tym kiedy indziej!

Wyobraźcie sobie teraz, że chcąc zrealizować powyższe założenie wybraliście hotel pod miastem nie mający terenu! Przed Wam kolejne wyzwanie – trzeba znaleźć teren w okolicy, czas poświęcić na szukanie i ustalanie szczegółów, a pieniądze na opłaty za jego wynajem.

Efektem dokonania niewłaściwych wyborów na samym początku realizacji eventu mogą zatem być stracone pieniądze (na wynajem dodatkowego terenu lub szukania restauracji) i czas, bowiem nic nie zrobi się samo.

Całości zapewne towarzyszyć będą nerwy związane z dodatkowymi, nieprzewidzianymi kosztami czy problemami ze znalezieniem właściwych miejsc w okolicy.

Obiekt, jaki obiekt wybrać? Jaki standard powinien mieć ten obiekt – o tym następnym razem!