W dziale HR jednego z naszych Klientów panika. Okazało się, że na 31 maja – nie ma już atrakcji na dzień dziecka, nikt nie jest już w stanie zorganizować ani jednego pikniku integracyjnego. Już żadna impreza firmowa tego dnia nie może być obsłużona. Pani Monika z przerażeniem opowiadała nam historię, która obudziła ją dziś w nocy.

Słońce świeci coraz mocniej. Z dnia na dzień widno jest coraz dłużej, a my coraz więcej czasu spędzamy spacerując czy szukając wakacji. Wiosna – zdecydowanie zagościła już w naszej okolicy. Jest to najwyższa pora aby zająć się organizacją pikniku dla swojej firmy. Zadanie niby proste pod warunkiem właściwej koordynacji działań i znajomości potrzeb grupy.

Dzisiaj postanowiliśmy przybliżyć Wam kwestię organizacji takiego właśnie eventu.

Zabierając się za organizację pikniku integracyjnego czy też rodzinnego dla firmy lub  instytucji należy zwrócić uwagę na jedną z najważniejszych zmiennych. Jest to zmienna, która w zasadzie w olbrzymi sposób wpływa na ilość osób, która zagości na Waszej imprezie. Dobierając termin należy wziąć pod uwagę kilka bardzo ważnych czynników, m.in. takich jak:

- sąsiedztwo dni wolnych od pracy czy długich weekendów,

- początek lub koniec okresu wakacyjnego i powroty do szkół,

- prawdopodobieństwo wystąpienia dobrej pogody.

Powyższe czynniki są bardzo ważne i mają jak już wcześniej pisałem, wpływ na frekwencję na organizowanym przez Was pikniku firmowym. Kolejnym istotnym aspektem całości dobierania terminu jest o wiele bardziej skomplikowana kwestia w poszukiwaniu daty wydarzenia. Mam tu na myśli popularność terminu imprezy, który w znaczący sposób może determinować ilość Waszych gości.

Jeżeli zależy Wam aby na organizowany przez Was piknik firmowy przyszli Wasi pracownicy wraz z rodzinami, proponuję abyście nie wybierali terminów możliwie najbardziej gorących. W moim odczuciu są terminy, w których wszyscy robią imprezy. Każda firma chce właśnie i tylko wtedy przeprowadzić swój event.

Pomijając kwestię dostępności terenów oraz atrakcji, o które oczywiście możecie zadbać odpowiednio wcześniej, może pojawić się problem związany z dylematami pracowników – na którą imprezę pójść.

Jak już wybierzecie datę imprezy koniecznie zajmijcie się rezerwacją terminów, związanych z terenem, cateringiem, zapleczem technicznym czy atrakcjami na Wasz piknik. Co Wam bowiem po samej dacie wydarzenia?

Te elementy to główne determinanty sukcesu Waszej imprezy. Jej powodzenie bez powyższego raczej nigdy nie nastąpi.

Teren na Wasz piknik powinien być przede wszystkim bezpieczny. Bardzo dobrym pomysłem jest miejsce ogrodzone i zapewniające Wam pewną intymność. Dużym ułatwieniem organizacyjnym będzie z pewnością zaplecze prądowe, bez którego nie da się zorganizować eventu.

Agregat, który zapewni prąd na Waszym wydarzeniu z pewnością można wynająć, może to jednak być zbędny koszt w kosztorysie pikniku.

Rozważając dalej kwestie terenu koniecznie zadbajcie o to, by Goście mogli na Wasze wydarzenie dotrzeć. Bardzo ważnym aspektem jest, aby dojazd był raczej prosty, a samo miejsce dysponowało sporą ilością miejsc parkingowych. Nie wyobrażam bowiem sobie sytuacji, że zapraszacie gości na piknik, a oni parkują gdzieś po krzakach. To nie będzie dobrze odebrane i od samego początku może zrazić przybyłych.

Kolejnym bardzo ważnym elementem związanym z terenem jest jego oznakowanie. Mam tu na myśli zarówno dojazd, ważne punkty na pikniku ale i toalety czy tak kolokwialną rzecz jak pokój dla matek z małymi dziećmi. Zadbajcie także o widoczność stref dla dzieci, punktu medycznego czy oznakowanie wejścia.

Postarajcie się od samego początku poprowadzić Waszych gości za rękę, a poczują się ważni i docenieni. Tak nie wiele przecież trzeba by każdy poczuł się wyjątkowo.

Postarajcie się zwrócić uwagę aby teren był atrakcyjny. Sąsiedztwo akwenów wodnych czy lasów znacząco wpłynie na postrzeganie Waszego wydarzenia. Koniecznie zwróćcie uwagę czy na wybranym przez Was miejscu są drzewa. Cień, szczególnie wiosną i latem z pewnością będzie bardzo pożądany. Drzewa także znacząco poprawiają krajobraz. Są przemiłym dodatkiem dla oczu Waszych Gości i idealnie konweniują z kolorowymi dmuchańcami, która są doskonałą atrakcją na Wasz piknik.

A już za tydzień coś o atrakcjach na Wasz event.