Planowanie imprezy integracyjnej

Kiedy planować organizację imprezy integracyjnej

Za oknem zimno… Wszystkim nam wydaje się, że do lata jest jeszcze bardzo dużo czasu i mamy go masę, aby pomyśleć o organizacji imprezy firmowej. Zima to przecież nie jest ten okres, kiedy myślimy o letnich imprezach czy piknikach firmowych. Pytanie jest jednak zasadnicze: dlaczego tego nie robimy? Przecież planując imprezę integracyjną o wiele wcześniej dajemy sobie o wiele więcej możliwości związanych z organizacją, planowaniem czy przygotowaniem eventu firmowego.

Ale zacznijmy od początku. Jeśli wiesz, że Twoja firma w okresie letnim planuje organizację imprezy integracyjnej albo konferencji czy też pikniku firmowego, jeśli wiesz, że co roku koło marca czy kwietnia szef przyjdzie do Ciebie i zleci Ci organizację takiego eventu firmowego to zdecydowanie radzimy zająć się tematem organizacji już teraz.

Jeśli nie wiesz, dlaczego warto tym tematem zająć się już teraz to pomyśl ile komfortu i możliwości swobodnego wyboru atrakcji może Ci dać tak duży zapas czasu. Planując organizację imprezy integracyjnej na wiele miesięcy wcześniej zyskujesz możliwość swobodnego wyboru miejsca, atrakcji czy terminu eventu.

Miejsce to najważniejsza część planowania każdego firmowego wydarzenia integracyjnego. Niby nic, a jednak tak dużo. Twoje idealne spotkanie firmowe powinno odbyć się w miejscu do tego przeznaczonym i przystosowanym pod wieloma względami.

Miejsce na piknik firmowy

Powinno być położone z dala od zabudowań, tak, aby ewentualna głośna muzyka czy okrzyki radości dzieci nie przeszkadzały okolicznym mieszkańcom. Miejsce na organizację idealnego pikniku dla Twojej firmy powinno być także ogrodzone, tak, aby nie było problemu z ewentualnymi osobami obcymi. Kolejnym bardzo ważnym aspektem związanym z wyborem miejsca na piknik powinien być dojazd. Będzie idealnie, jeśli będzie można dotrzeć tam komunikacją miejską. Jednak tak czy inaczej koniecznie pomyśl o miejscach parkingowych dla swoich gości. Jeśli miejsce na piknik jest ukryte lub dojazd nie jest bardzo łatwy to koniecznie zapewnij oznakowanie terenu – tak, aby Twoim gościom było łatwiej dotrzeć.

Termin imprezy integracyjnej

Wcześniejsza organizacja spotkania firmowego to także zdecydowanie większa szansa na wybór lepszego i bardziej dopasowanego to potrzeb grupy terminu. Organizując event firmowy na ostatnią chwilę może się zdarzyć, że nie uda się znaleźć miejsca dopasowanego preferencjami do naszych potrzeb. Ponadto wybierając miejsce, w którym zorganizujemy imprezę integracyjną wcześniej mamy o wiele większą możliwość zgłaszania zapotrzebowania na np. teren zielony, który jest nam niezbędny na organizację programu team building, czy np. sali na organizację wieczoru kasyno.
Bardzo ważną zaletą wcześniejszego wyboru miejsca na event jest brak ograniczeń ze strony innych firm czy agencji eventowych. Często można spotkać się z sytuacją, w której jakaś firma organizuje już np. spotkanie firmowe dla branży bankowej czy farmaceutycznej, a my chcąc zorganizować spotkanie dla firmy działającej na podobnym segmencie rynku odbijemy się od ściany.

Atrakcje na imprezy a termin eventu

To kolejna, bardzo ważna zmienna, którą musimy brać pod uwagę przy planowaniu wydarzenia firmowego. Jeśli naszą imprezą firmową zajmiemy się odpowiednio wcześnie, to szansa na rezerwację ciekawych atrakcji jest o wiele, wiele wyższa. Planując np. organizację pikniku firmowego, na którym chcielibyśmy mieć ściankę wspinaczkową, euro bungee czy dmuchane tory przeszkód musi mieć na uwadze, że te atrakcje na naszą imprezę integracyjną musimy zablokować w okresie, gdy za oknem jeszcze wcześnie robi się ciemno, pada śnieg i jest zimno.

Podsumowując, wcześniej znaczy lepiej. Pamiętaj, że jeśli chcesz mieć gwarancję, że Twoje firmowe wydarzenie integracyjne będzie przygotowane doskonale, będą na nim super atrakcje i odbędzie się w wybranym i przemyślanym miejscu to działaj odpowiednio wcześnie.

Jak zrobić udaną imprezę firmową?

Czy Imprezy firmowe mogą być integracyjne?

Z zasady takie jest założenie, aby organizując imprezę firmową nadać jej charakter spotkania integracyjnego. Czy jednak w dzisiejszych, jakże trudnych i dziwnych czasach jest to możliwe, aby osiągnąć na tym polu sukces?

Coraz częściej zgłaszają się do nas firmy, które jako jedno z pierwszych założeń podczas wypełniania naszego briefu dotyczącego organizacji eventu firmowego wskazują na potrzebę skutecznej integracji pracowników podczas planowanej imprezy. Często jednak podczas głębszej analizy oczekiwań naszego klienta okazuje się, że to nie integracja, a zaangażowanie jest podstawowym problemem, który to w pierwszej kolejności należy rozwiązać.

Zastanawiasz się pewnie, czym jest zaangażowanie, po co i na co komu zaangażowanie podczas firmowej imprezy integracyjnej. Zaangażowanie może być w pracy, podczas pracy za monitorem czy też rozmowy z klientem, ale czy podczas eventu to w ogóle ma sens. Po co mamy budować zaangażowanie, gdy nasz Drogi klient oczekuje jedynie, aby jego pracownicy tłumnie pojawili się na planowanym evencie. Często jest to niestety mur, który stoi przed sukcesem planowanego wydarzenia. Czy jednak jest nie do zburzenia? Czy zawsze zaangażowanie musi przegrać z murem? Czy oby rozbiórka tego muru musi kosztować jakże popularne ostatnio miliony monet? Odpowiedź jest jak zwykle oczywista, ale nie jednoznaczna.

Udana impreza integracyjna kontra mur
Jak już wiesz mur to bardzo częsta przyczyna stojąca na drodze, którą to musi pokonać organizator wydarzenia firmowego, aby impreza integracyjna odniosła sukces. Jest to dość skomplikowana droga, jednak wg naszego doświadczenia do przejścia.

Wspomniany wcześniej mur bardzo łatwo jest zburzyć, jeśli mamy po swojej stronie tzw. zaangażowane robaczki. Zaangażowane robaczki to bardzo pomocne w osiągnięciu naszego celu, którym przypominam jest udana impreza integracyjna, jednostki budujące wartość dodaną do wydarzenia.
Słusznie jednak możesz zapytać, czym są te jednostki budujące tą wartość dodaną. Czym w ogóle jest ta wartość dodana i ile to kosztuje? Czy są to ludzie, może jakaś nadprzyrodzona magiczna siła, a może drogie prezenty czy nagrody. A może tą wartością dodaną są butelki alkoholu, które obiecamy naszym gościom podczas planowanego wydarzenia firmowego. Taka impreza integracyjna pełna alkoholu musi być przecież super – szok? A jednak z takimi opiniami często nam się idzie spotykać.

Wróćmy do naszego problemu. Jak zapewne pamiętasz, aby osiągnąć sukces naszego klienta, a przy okazji i nasz oczywiście, bowiem każdy sukces naszego klienta, któremu zorganizujemy udane spotkanie integracyjne czy imprezę firmową jest naszym sukcesem, musimy zbudować zaangażowanie jego pracowników czy stworzyć wartość dodaną do eventu. Sukces w takim działaniu można osiągnąć wielotorowo. Najprostszą z dróg jest właściwa komunikacja, która już, na jakich czas przed planowanym eventem i nie ważne czy jest to impreza integracyjna, piknik firmowy czy też wieczór tematyczny połączony z kolacją świąteczną pozwoli zbudować zaangażowanie pracowników w event. Poprzez właściwą komunikację możemy pokazać pracownikom, co fajnego i wartego przeżycia wydarzy się na Waszym evencie. Poprzez właściwą komunikację możemy zaangażować pracowników w dodatkowe działania, których finał odbędzie się np. podczas imprez firmowej. Poprzez komunikację można w końcu zachęcić pracowników do potwierdzania rejestracji w wydarzeniu, a rejestrację i udział premiować np. dodatkowym wolnym dniem czy drobnym upominkiem.

Mur zaangażowania często jednak może okazać się problem bardziej złożonym, a udana integracja nie będzie wtedy taka prosta. Zastanawiasz się, co mam na myśli? Odpowiedź na to pytania brzmi … ATMOSFERA. Atmosfera panująca w zespole ma zdecydowanie wpływ na zaangażowanie pracowników we wszelkie działania prowadzone przez firmę. Nie jest tu ważne czy będzie to impreza integracyjna, piknik firmowy czy wyjazd team building. Nie jest ważne czy Ty, Drogi Organizatorze wydarzenia staniesz na głowie – taki projekt polegnie. Jest jednak pewne wyjście z tej sytuacji. Jest pewna drogą, którą możesz przejść razem z naszą firmą, aby Twój zespół sobie ufał, był zmotywowany i zintegrowany.

Piknik firmowy pełen zaangażowania
Chcesz poznać przykład z życia eventowca? Namacalny dowód na to, że się da i że np. firmowy piknik integracyjny może być sukcesem? Proszę bardzo, oto on!

Wczesną wiosną tego roku zgłosił się do nas klient, któremu bardzo zależało na tym, by na planowany przez niego piknik firmowy przyszedł ktoś więcej niż garstka nowych pracowników. Po spotkaniu i dokładnym poznaniu potrzeb i oczekiwań klienta stworzyliśmy ponad trzy miesięczny plan budowy zaangażowania. Udało nam się przekonać klienta, aby ten piknik integracyjny był inny niż wszystkie i aby maksymalnie wykorzystać potencjał, jaki płynie z takiego spotkania firmowego. Podczas trwającej akcji o kryptonimie „Compromiso” wdrożyliśmy plan, który pozwolił nam na:

- blisko 97% frekwencję na wydarzeniu (dotyczy potwierdzonych zaproszeń)
- zespołowy udział w prowadzonych animacjach i zawodach (w 30 minut przeprowadziliśmy pełne zgłoszenia uczestników do poszczególnych dyscyplin).

Po wydarzeniu otrzymaliśmy wypełnione ankiety, które określiły to wydarzenie mianem najlepszej imprezy integracyjnej w firmie. My tymczasem wcale nie zapewniliśmy kosmicznych atrakcji, a jedynie w pełni zaangażowaliśmy gości już w drugiej połowie lutego. Sprawiliśmy, że o tym pikniku firmowym mówiło się na długo przed nim i na długo po nim. Efekt team building został zdecydowanie osiągnięty.

Chcesz tak?

Organizacja wyjazdu integracyjnego

Na co zwrócić uwagę organizując wyjazd integracyjny?

Na samym początku zastanów się: „dlaczego organizuję wyjazd integracyjny?” oraz „jakie efekty ma przynieść planowana impreza integracyjna?”. Całe wydarzenie powinno być organizowane zgodnie z odpowiedziami jakich udzieliłeś sobie na te właśnie pytania. Właściwa analiza własnych potrzeb z pewnością bardzo pozytywnie wpłynie na sukces kreowanego wydarzenia. Poznanie własnych potrzeb, potrzeb grupy czy założeń związanych z organizowaną konferencją to połowa drogi do sukcesu.

Opcja 1: Kluczowym aspektem wyjazdu integracyjnego jest konferencja.

Wybierz obiekt z dobrym zapleczem konferencyjnym dopasowanym do wielkości grupy. Plusem hotelu będzie z pewnością sala konferencyjna wyposażona w okna, ale koniecznie z możliwością zaciemnienia podczas używania rzutnika, czyli podczas prezentacji multimedialnej. Światło dzienne zmniejszy zmęczenie uczestników spotkania. Dodatkowo usytuowanie obiektu konferencyjego wśród zieleni również przyniesie lepsze efekty szkolenia. Zwróć też uwagę na odpowiednią akustykę sali oraz wyposażenie w klimatyzację. Choć dziś w standardzie jest wyposażenie w ekran, rzutnik, nagłośnienie, mikrofon czy flipchart, upewnij się, że rzeczywiście tak jest. Bardzo często napotykamy naprawdę nowoczesne hotele, których sale konferencyjne, a w szczególności ich wyposażenie w sprzęt multimedialny pozostawia wiele do życzenia. Organizacja konferencji to składowa wielu czynników, mających wpływ na pozytywny odbiór przez uczestników.

Ważna jest także aranżacja przerwy kawowej. To jest ten moment kiedy Twoi Goście rzeczywiście powinni odpocząć i mieć chwilę dla siebie z daleka od tłocznych i głośnych korytarzy. Bardzo mile widzianym jest zrobić kawową przerwę konferencyjną pośród zieleni i śpiewu ptaków. Idealnie nadaje się do tego np taras położony obok Waszej sali konferencyjnej.

Ważna jest również osoba szkoleniowca. Istotne jest żeby był ekspertem w swojej dziedzinie. Oprócz odpowiedniego przygotowanej merytoryki, prowadzący powinien przygotować dla Uczestników prezentację z kluczowymi hasłami oraz materiały szkoleniowe, które stanowią jednocześnie doskonałe podsumowanie konferencji.

Organizowaną konferencję warto uatrakcyjnić w tak zwane energizery. Może to być krótka gra szkoleniowa, joga śmiechu, rozciąganie czy mini fitness. Pozwoli to z pewnością na aktywizację Uczestników, poprawę ich „stanu skupienia”.

Integracja odgrywa główną rolę w Waszym wyjeździe integracyjnym

Tutaj ważnym czynnikiem jest zaplecze hotelu. Najlepiej jeśli obiekt posiada duży teren zielony, który będzie wręcz idealny na organizację imprezy integracyjnej. Teraz już nie tylko w okresach wiosenno - letnich organizowane są programy integracyjne w plenerze. Zimą możecie również się dobrze bawić, między innymi podczas zimowej olimpiady, w poszukiwaniu yeti czy zimowej gry terenowej. Warto zwrócić uwagę czy hotel posiada też salę, halę lub wiatę odpowiedniej wielkości na wypadek deszczowej pogody. Takie zabezpieczenie pozwoli stworzyć alternatywę na wypadek wcześniej wspomnianego załamania pogody. Impreza integracyjna odbędzie się wówczas zgodnie z planem.

Możesz też znaleźć obiekty wyposażone w tory offroadowe, tyrolkę czy baseny zewnętrzne. Warto zastanowić się nad hotelami ulokowanymi nad wodą, które umożliwiają integrację na wodzie. Możecie zorganizować spływy kajakami, pontonami, budowanie tratw czy regaty. Jeśli jezioro nie ma strefy ciszy warto rozważyć zabawę na skuterach wodnych czy motorówkach.

Atrakcje na imprezy integracyjne z pewnością powinny być dopasowane do wielkości, wieku i struktury grupy, jej zainteresowań. Nastawienia na aktywne lub pasywne spędzenie czasu.

Na wieczór warto uczestnikom zapewnić w okresie letnim ognisko lub kolację grillową. Zaś w okresie zimowy idealnie sprawdzą się obiekty wyposażone w tory bowlingowe, bilarda lub z salą dyskotekową. Szaleństwo do białego rana to zawsze miła część każdego spotkania integracyjnego.

Elementy istotne, niezależne od celu spotkania

Przez żołądek do serca uczestników konferencji czy imprezy integracyjnej. Smaczne posiłki to podstawa. Wiele z hoteli o tym wie. Szefowie kuchni stają na rzęsach, żeby zadowolić podniebienia Gości hotelowych uczestniczących w konferencjach czy imprezach integracyjnych. Możesz spotkać obiekty, które wspierają lokalnych dostawców lub samodzielnie prowadzą uprawy lub hodowlę. Ważne, żeby hotelowa kuchnia, na prośbę Klienta, serwowała także posiłki wegetariańskie, wegańskie lub bezglutenowe.

Zastanów się również czy Uczestnicy samodzielnie będą dojeżdżać. Wówczas istotne jest dobre skomunikowane, najlepiej w centralnym punkcie między różnymi oddziałami firmy. Ważne żeby obiekt był wyposażony w odpowiednią liczbę miejsc postojowych.

Sam hotel już nie wystarczy. Dziś nie jest to już taka atrakcja jak kiedyś. Coraz częściej ceni się, nie tylko wśród grup żeńskich, dodatkowe walory hotelu takie jak dostęp do sauny, basenu czy możliwość zabiegu w SPA.

Tego zabraknąć nie może

Organizuj każdy wyjazd integracyjny czy konferencję tak, żeby uczestnicy nie mogli doczekać się kolejnej edycji. Zadbaj o dobrą atmosferę, nie tylko podczas wieczoru, ale i podczas całego dnia. Pamiętaj, aby w agendzie nie zabrakło pozycji „wolny czas”. Podążaj za wskazówkami grupy. Warto po evencie przeprowadzić ankietę wśród uczestników i poznać ich opinię o wydarzeniu. Weź pod uwagę nie tylko to co im się podobało, ale również to czego im zabrakło np podczas konferencji.

Jeśli masz więcej pytań, potrzebujesz wsparcia przy organizacji konferencji czy wyjazdu integracyjnego, koniecznie skontaktuj się z EVERAL. Jesteśmy do Twojej dyspozycji.

Cele team building

Team building

Team building to połączenie paru aktywności mający za zadanie integrację grupy. Stosowany jest w trakcie wyjazdów firmowych, pracy czy czasu wolnego pracowników. Prowadzony na zasadzie warsztatów, zabawy, różnorodnych zadań, czy gier świetnie sprawdza się do budowania pozytywnych relacji w zespole pracowniczym. Nawiązywanie więzi, kontaktów, poznanie swoich kolegów z pracy to tylko niektóre zalety team buildngu. Cała aktywność polega na współpracowaniu jednego zespołu, żeby osiągnąć konkretny, zamierzony cel. Powszechnie uważa się, że jest to podstawa do sukcesu Waszej firmy. Team building pomaga zniwelować jakiekolwiek istniejące różnice pomiędzy pracownikami, które wynikają z posiadanej wiedzy, doświadczenia, czy obejmowanego stanowiska. Podczas ćwiczeń team building każdy może wykazać się w zakresie przywództwa, negocjacji czy budowania relacji.

Określa się 4 główne podejścia do team buildingu. Pierwszym jest ustanowienie celu. Musi być on realny do zdobycia. Cel powinien być wspólny, żeby zespół miał poczucie, że działa dla dobra firmy. Wymusi to współpracę pomiędzy osobami. W organizacjach spotykamy się z różnymi ludźmi. Każdy ma inne podejście do osiągnięcia celu, do działania i do jego realizacji. Zadaniem team buildingu jest sprawić, by osoby o różnym charakterze współpracowały i wypracowały wspólne, jedne podejście, które zadowoli każdego i pozwoli osiągnąć wyznaczony cel. Kolejnym ważnym aspektem jest szanowanie swoich kolegów z pracy, ich stylu bycia oraz obowiązków, które pełnią w danej firmie. Jest to kluczowe do prawidłowej współpracy. Szacunek jest podstawą do budowania sprawnego, efektywnego zespołu. Liczenie się z czyimś zdaniem, nie dyskryminowanie drugiego człowieka to zasadnicze elementy budowania miłej, zdrowej atmosfery wśród zespołu. Takie podejście pomoże przy kwestiach spornych. Następnym aspektem jest rozwiązywanie problemów, a właściwie sposób, który zostanie przyjęty. Zidentyfikowanie głównych problemów związanych z zespołem, czy firmą spowoduje mus współpracy, który będzie prowadzić do znalezienia idealnego rozwiązania. Ostatnim, ale nie wg nas najważnieszym elementem, są relacje międzyludzkie, które panują w firmie. Team building poprawia umiejętności pracy w grupie. Wśród pracowników powstaje zobowiązanie do wsparcia drugiej osoby oraz chęć pomocy w trudnych, dla danej osoby, sytuacjach. Poprawna komunikacja, którą pracownicy zyskają dzięki aktywnościom podczas wyjazdów integracyjnych, ułatwia załatwianie spraw, czy kwestii spornych.

Reasumując imprezy integracyjne oparte o team building poprawią świadomość zespołu. Sprawią, że atmosfera panująca w miejscu pracy jest przyjemniejsza, ludzie milsi, a praca efektywniejsza. Dodatkowo uczy podstaw zachowania, czyli szacunku do drugiego człowieka. Podczas tych aktywności związanych z team-building’iem, nawiązują się przyjaźnie, które ułatwiają pracę w grupie. Nauka, poprzez wykonywanie różnego rodzaju aktywności sprawiających przyjemność, które samodzielnie są nie do zrealizowania, powoduje integrację zespołu. A wszystko to poprzez zabawę i mile spędzony czas. Dołącz do firm czerpiących wiele z realizacji programów team building. Już dziś zrealizuj wyjazd integracyjny opracowany pod kątem potrzeb Twojego zespołu. Skontaktuj się z firmą eventowa EVERAL.

Imprezy integracyjne - skuteczne narzędzie motywacji?

System motywacyjny w przedsiębiorstwie jest złożoną i wielopłaszczyznową dziedziną. Wyjazdy integracyjne stają się utajonym i mniej oczywistym rozwiązaniem motywacyjnym. Trzeba jednak dobrze przemyśleć cel takiego spotkania, jego formę oraz potrzeby grupy. Niestety w dalszym ciągu wyjazdy integracyjne kojarzą się z potokiem alkoholu i mało angażującymi zadaniami. Całe szczęście ta era eventów jest już za nami.

Dobrze zorganizowany wyjazd stanowi możliwość oderwania się od codzienności przy równoczesnej szansie poznania kolegów i koleżanek z pracy, z którymi mieliśmy dotychczas znikome relacje lub oparte wyłącznie na kontakcie telefonicznym czy mailowym. Proponujemy niestandardowe rozwiązania, które nie tylko zintegrują zespół, ale także pokażą, że wyjazd firmowy to miło spędzony czas, a nie przykry obowiązek.

Niech żałują osoby, które nie pojechały!

Jeśli już poznaliście wszystkie okoliczne obiekty, proponujemy podróż do sąsiednich państw, gdzie ceny nie odstraszają, a podróż nie zajmuje całego dnia.

Jednym z takich rozwiązań jest wyjazd do ….. , gdzie pracowników przywita rozbudowany kompleks basenów. Na miejscu znajdziecie 6 zjeżdżalni, gdzie najdłuższa ma aż 212 metrów, wodospady oraz prądy morskie. Po wodnych szaleństwach będzie można odpocząć w cieniu dziewięciometrowych palm. Na Gości czekają także łaźnie czy strefa SPA. Basen można potraktować jako rozgrzewkę, bo na miłośników nart i deski snowboardowej też czekają atrakcje. Kompleks wyposażony jest w dwa stoki narciarskie działające cały rok, zarówno w okresie letnim oraz zimowym.

Innym przykładem wyjazdów zagranicznych jest czeska Praga, gdzie zwiedzanie miasta może przyjąć formę niecodziennej gry miejskiej. Specjalnie dla Was przygotujemy najbardziej malowniczą trasę po „Paryżu Wschodu”, bo tak nazywana jest Praga. Odwiedzane miejsca poszerzone będą o historię danego obiektu oraz ciekawostki.

Przed Wami także pakiet zadań do wykonania, gdzie między innymi zmierzycie się z językiem naszych sąsiadów. Wyjazd zostanie uwieńczony spotkaniem przy stole pełnym czeskich smakowitości oraz złocistego napoju.

Sama podróż do sąsiednich państw też może przyjąć przyjemną formę. Zamiast butelki z zawartością procentów proponujemy mały zestaw integracji w postaci kalamburów, wspólnego firmowego wiersza, a może karykatur.

Wyjazdy integracyjne mają za zadanie nie tylko podniesienia satysfakcji zatrudnionych pracowników, ich integrację, ale również kształtują kulturę organizacyjną firmy.

Rusz się na event czyli imprezy integracyjne Everal!

Coraz częściej mówi się o zawładnięciu nowych technologii rozrywką w branży eventowej. Mapping, symulatory, olbrzymie ekrany czy okulusy. Czy na pewno jest to dobre rozwiązanie na event, kiedy zależy nam na integracji pracowników?
Dajmy szansę odpocząć naszym oczom i umysłom i powróćmy do najprostszych rozwiązań! Świeże powietrze, ciekawa okolica czy trochę promieni słońca, a będziemy jak nowo narodzeni. Ruszmy się na event. Zróbmy coś innego niż na co dzień. (więcej…)