Jak zrobić udaną imprezę firmową?

Czy Imprezy firmowe mogą być integracyjne?

Z zasady takie jest założenie, aby organizując imprezę firmową nadać jej charakter spotkania integracyjnego. Czy jednak w dzisiejszych, jakże trudnych i dziwnych czasach jest to możliwe, aby osiągnąć na tym polu sukces?

Coraz częściej zgłaszają się do nas firmy, które jako jedno z pierwszych założeń podczas wypełniania naszego briefu dotyczącego organizacji eventu firmowego wskazują na potrzebę skutecznej integracji pracowników podczas planowanej imprezy. Często jednak podczas głębszej analizy oczekiwań naszego klienta okazuje się, że to nie integracja, a zaangażowanie jest podstawowym problemem, który to w pierwszej kolejności należy rozwiązać.

Zastanawiasz się pewnie, czym jest zaangażowanie, po co i na co komu zaangażowanie podczas firmowej imprezy integracyjnej. Zaangażowanie może być w pracy, podczas pracy za monitorem czy też rozmowy z klientem, ale czy podczas eventu to w ogóle ma sens. Po co mamy budować zaangażowanie, gdy nasz Drogi klient oczekuje jedynie, aby jego pracownicy tłumnie pojawili się na planowanym evencie. Często jest to niestety mur, który stoi przed sukcesem planowanego wydarzenia. Czy jednak jest nie do zburzenia? Czy zawsze zaangażowanie musi przegrać z murem? Czy oby rozbiórka tego muru musi kosztować jakże popularne ostatnio miliony monet? Odpowiedź jest jak zwykle oczywista, ale nie jednoznaczna.

Udana impreza integracyjna kontra mur
Jak już wiesz mur to bardzo częsta przyczyna stojąca na drodze, którą to musi pokonać organizator wydarzenia firmowego, aby impreza integracyjna odniosła sukces. Jest to dość skomplikowana droga, jednak wg naszego doświadczenia do przejścia.

Wspomniany wcześniej mur bardzo łatwo jest zburzyć, jeśli mamy po swojej stronie tzw. zaangażowane robaczki. Zaangażowane robaczki to bardzo pomocne w osiągnięciu naszego celu, którym przypominam jest udana impreza integracyjna, jednostki budujące wartość dodaną do wydarzenia.
Słusznie jednak możesz zapytać, czym są te jednostki budujące tą wartość dodaną. Czym w ogóle jest ta wartość dodana i ile to kosztuje? Czy są to ludzie, może jakaś nadprzyrodzona magiczna siła, a może drogie prezenty czy nagrody. A może tą wartością dodaną są butelki alkoholu, które obiecamy naszym gościom podczas planowanego wydarzenia firmowego. Taka impreza integracyjna pełna alkoholu musi być przecież super – szok? A jednak z takimi opiniami często nam się idzie spotykać.

Wróćmy do naszego problemu. Jak zapewne pamiętasz, aby osiągnąć sukces naszego klienta, a przy okazji i nasz oczywiście, bowiem każdy sukces naszego klienta, któremu zorganizujemy udane spotkanie integracyjne czy imprezę firmową jest naszym sukcesem, musimy zbudować zaangażowanie jego pracowników czy stworzyć wartość dodaną do eventu.  Sukces w takim działaniu można osiągnąć wielotorowo. Najprostszą z dróg jest właściwa komunikacja, która już, na jakich czas przed planowanym eventem i nie ważne czy jest to impreza integracyjna, piknik firmowy czy też wieczór tematyczny połączony z kolacją świąteczną pozwoli zbudować zaangażowanie pracowników w event. Poprzez właściwą komunikację możemy pokazać pracownikom, co fajnego i wartego przeżycia wydarzy się na Waszym evencie. Poprzez właściwą komunikację możemy zaangażować pracowników w dodatkowe działania, których finał odbędzie się np. podczas imprez firmowej. Poprzez komunikację można w końcu zachęcić pracowników do potwierdzania rejestracji w wydarzeniu, a rejestrację i udział premiować np. dodatkowym wolnym dniem czy drobnym upominkiem.

Mur zaangażowania często jednak może okazać się problem bardziej złożonym, a udana integracja nie będzie wtedy taka prosta. Zastanawiasz się, co mam na myśli? Odpowiedź na to pytania brzmi … ATMOSFERA. Atmosfera panująca w zespole ma zdecydowanie wpływ na zaangażowanie pracowników we wszelkie działania prowadzone przez firmę. Nie jest tu ważne czy będzie to impreza integracyjna, piknik firmowy czy wyjazd team building. Nie jest ważne czy Ty, Drogi Organizatorze wydarzenia staniesz na głowie – taki projekt polegnie. Jest jednak pewne wyjście z tej sytuacji. Jest pewna drogą, którą możesz przejść razem z naszą firmą, aby Twój zespół sobie ufał, był zmotywowany i zintegrowany.

Piknik firmowy pełen zaangażowania
Chcesz poznać przykład z życia eventowca? Namacalny dowód na to, że się da i że np. firmowy piknik integracyjny może być sukcesem? Proszę bardzo, oto on!

Wczesną wiosną tego roku zgłosił się do nas klient, któremu bardzo zależało na tym, by na planowany przez niego piknik firmowy przyszedł ktoś więcej niż garstka nowych pracowników. Po spotkaniu i dokładnym poznaniu potrzeb i oczekiwań klienta stworzyliśmy ponad trzy miesięczny plan budowy zaangażowania. Udało nam się przekonać klienta, aby ten piknik integracyjny był inny niż wszystkie i aby maksymalnie wykorzystać potencjał, jaki płynie z takiego spotkania firmowego.  Podczas trwającej akcji o kryptonimie „Compromiso” wdrożyliśmy plan, który pozwolił nam na:

– blisko 97% frekwencję na wydarzeniu (dotyczy potwierdzonych zaproszeń)
– zespołowy udział w prowadzonych animacjach i zawodach (w 30 minut przeprowadziliśmy pełne zgłoszenia uczestników do poszczególnych dyscyplin).

Po wydarzeniu otrzymaliśmy wypełnione ankiety, które określiły to wydarzenie mianem najlepszej imprezy integracyjnej w firmie. My tymczasem wcale nie zapewniliśmy kosmicznych atrakcji, a jedynie w pełni zaangażowaliśmy gości już w drugiej połowie lutego. Sprawiliśmy, że o tym pikniku firmowym mówiło się na długo przed nim i na długo po nim.  Efekt team building został zdecydowanie osiągnięty.

Chcesz tak?